Page 86 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

的新特点，传统介质档案的收集、整理、移交、审核、保管和查询利用等，不会
很快被数字档案的管理方法所代替。因此，处理好模拟与数字两类存储介质档案
之间的统一管理，是信息系统应具备的基本功能。
⑤多种分类方法的综合管理功能要求：分门别类是进行档案管理的有效手段。

由于管理模式和长期工作习惯有所不同，各档案管理部门的分类方法难免存在差
异，有的按科研、文书等业务性质区分，有的按档案信息的类别区分，还有的按
立卷单位、归档年代进行分类等，不同的分类方法，其业务流程和信息的组织是
有区别的，而档案的利用效果必须是方便、快捷、准确和有效，这就要求信息系

统能够适应各保管部门分类模式的要求，实现方便管理，提供快捷服务。
⑥信息集成的功能要求：各行各业信息化工作的迅速开展，形成了大量的电
子文档并存储在各自的业务系统中，需要将现行业务系统中的预归档电子文件过
渡为电子档案，实现档案形成部门与档案管理部门的信息集成，保证档案信息的

完整性和一致性。需要开发相应的接口系统和应用平台，实现归档信息的交换。
⑦档案数据安全管理的功能要求：档案以其原始性、凭证性和真实性等特点
具有其特殊的社会价值，档案信息的安全是决不容忽视的。信息系统的安全主要
体现于基础软硬件环境和系统应用环境安全两大环节。基础软硬件环境主要是通

过对所购买的操作系统、数据库管理系统及硬件设备安全策略的使用而实现的。
而应用系统的用户权限、管理模型和身份认证机制是档案管理信息系统所应考虑
的安全核心问题。
⑧灵活摘挂、方便扩充的功能要求：各档案管理部门的计算机应用程度参差

不齐，采用计算机手段实现的业务也不尽相同，这就要求所使用的信息系统能够
根据不同用户的需求进行灵活的系统配置，如摘除不必要的功能，删除不必要的
字段；或增加新的功能，添加必要的字段，且尽量不改变源程序，这是对系统的
灵活性和适应性的基本要求。

⑨辅助决策支持的功能要求：要求信息系统能够为档案业务工作者提供一定
程度上的业务提示，如该动手立卷了，档案该入库了，档案保管期限到期了，档
案该做密级鉴定了，借出的档案该归还了，以及实现一些对比统计等功能来提示
档案工作者库房的容量受到威胁、利用率高的档案应采取及时的保护措施等，这

些功能对实现高效管理、提高工作主动性非常实用，也非常有效。
⑩数据迁移的功能要求：档案的收、管、用各个阶段都或多或少存在档案数

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