Page 163 - 档案学理论发展与创新

第四章 新时期档案信息管理工作要点

（四）保密与权限问题
相对于传统档案管理，档案的信息化使得权限问题、保密问题异常突出。在
传统档案管理中，在空间上，所有的档案资料都集中存放于档案室中，而信息化

档案管理则可允许用户跨地域访问数据库，这在客观上造成了数据库系统有可能
被不法分子远程非法侵入。另外，传统档案管理模式下，只有工作人员在工作时
间，在档案室这一特殊场合才能存取档案资料，其他人员未经许可根本没有接触
档案的权限，甚至不允许进入档案室，这为档案安全提供了时间上、人员上和空

间上的多重保障。而档案信息化管理模式下，对档案资源的访问权限原则上掌握
在拥有用户名和密码的管理人员手中，但也使得用户名和密码被非法窃取而造成
数据泄密，使得档案资源被非法访问的可能性大大增加。
（五）现有系统普遍缺乏数据统计和挖掘功能

统计分析是指运用统计方法及与分析对象有关的知识，从定量与定性的结合
上进行的研究活动。它是继统计设计、统计调查、统计整理之后的一项十分重要
的工作，是在前几个阶段工作的基础上通过分析从而达到对研究对象更为深刻的
认识。数据挖掘又称数据库中的知识发现，是目前人工智能和数据库领域研究的

热点问题，所谓数据挖掘是指从数据库的大量数据中揭示出隐含的、先前未知的
并有潜在价值的信息的过程。
档案的信息化以数据库和应用软件为基础，这为档案信息的统计分析和数据
挖掘提供了非常有利的条件。当前大部分档案管理系统缺乏库存档案信息的统计

分析功能，尤其缺乏数据挖掘功能。加入该项功能后，可通过档案信息管理系统
加强管理的同时，还可以对现有数据进行宏观分析和决策，并可基于数据挖掘发
现档案系统中隐含的知识，为企事业相关业务提供基于数据的决策报告。

五、档案信息化建设的有效对策

（一）档案信息资源的合理配置和有效管理
从根本上来看，我们对档案实现信息化的管理最主要的目的就是实现对档案
资料的整合，实现档案资源信息的共享。这样的目标的实现，就要求我们各个档

案管理部门对档案的信息化管理有统一的标准。在实际的应用中应该从大局出发，
采用统一的建设管理方法，有利于对信息资源的统一整合。当然，这种标准的统
一就需要上级有关部门加大重视，制定统一的标准。在当前档案信息化背景下，

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