Page 159 - 档案学理论发展与创新

第四章 新时期档案信息管理工作要点

系统必须按照行业标准和技术规范实现对自动化网络办公运行的电子文件和利用
计算机创建的电子文件的归档管理和数字化处理，把电子文档作为档案信息收集、
保管、利用的对象，做到存储、整合、开放利用的安全有效。

（四）保障档案信息的安全
数字档案的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案安全管理的重
要性是由档案本身和档案管理的性质决定的，档案信息化建设必须充分考虑安全
问题，处理好方便、高效与安全管理的关系。数字化档案的存储应该使用带自动

备份功能的专用服务器，配置备份信息设备，如光盘库、磁盘阵列、专用网络存
储设备，对备份信息还将进行适时迁移。同时使用安全介质定期刻录（复制）备
份信息，实行异地保管。数字档案的安全保障必须健全管理制度和安全操作规范，
必须实行有效的网络安全措施，必须采用严格的授权管理系统。其安全保障原则

包括：第一，密级区分原则：对保密数字档案实行物理隔离并落实责任到人。第
二，内外区分原则：将开发档案信息与内部业务运行过程的信息实行隔离。第三，
用户区分原则：将档案管理人员、档案形成人员、内部用户和公共用户加以区分。
第四，系统区分原则：将档案信息管理系统及其网络化归档、信息共享、辅助决

策等子系统加以区分。
（五）维护档案信息的系统性
对档案信息的及时维护是档案信息化工作的重要内容。在信息化时代，信息
共享是信息化建设的显著标志，也是实现管理工作的科学化、规范化、高效率的

有效途径，档案信息为现实工作服务将显得更加突出和重要，也就是在本单位的
信息化建设条件下必须加强对现实档案信息的及时收集、维护和提供利用。系统
设计和技术支撑必须满足档案管理部门对档案业务精细化管理的需要，档案管理
部门必须做到：第一，前端指导：有义务对归档部门电子文档的形成进行业务指

导。第二，归档监督：有权对归档部门电子文件的鉴定和归档进行监督。第三，
审核接收：对归档部门移交的电子文档要进行全面的审核。第四，入库要求：对
于入库档案要做到数字档案与实物档案信息的同步管理。第五，库房管理：对于
数字档案要进行备份、统计、开放及转档、销毁等。第六，信息服务：做好档案

的鉴定、开放，加快档案信息资源的开发与利用。
（六）集成保管数字档案信息
首先是数字档案信息的集成，包括馆内各类数字档案信息的集成；内部各工

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