Page 158 - 档案学理论发展与创新

D 档案学理论发展与创新
evelopment and Innovation of Archival Science Theory

使得整个档案管理工作高度自动化，在操作中尽量简单化、人性化，每一份档案
都可以根据预先设置好的工作流程进行自动处理，同时对每一份需要工作人员亲
自处理的文档，提供了简单的界面，而且由于档案管理信息系统和各种应用系统

的良好集成，使得工作人员不再担心各种文档的处理手段（各种应用程序），档
案管理信息系统将自动启用各种应用程序帮助工作人员完成文档的鉴定审批、归
档保存等工作，其操作过程简单、快捷、准确。

二、档案信息化建设的主要内容

（一）确保档案数据的非修改性
档案的显著特征是唯一性和凭证性。档案的数字化处理必须做到不可变更，
或者叫做“永久化”。如现行电子文件的归档必须进行禁止写操作处理（通常采

用PDF格式处理），馆藏纸质档案的数字化处理，通常采用低像素的图片扫描方式，
以此做到对档案内容的不可修改。照片档案在扫描过程中可能需要对破损或被污
染的部分进行修复处理，但是一旦采用数字化处理和存储则需做到不可改变。录
音录像档案的数字化必须进行模拟到数字的转换，保持原样“永久化”存储。实

物档案则采用 3D 技术按比例制作存储。电子文档要按照对象管理模式做到草稿、
修改稿、发文纸、正文以及关联信息一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人
姓名、修改内容、修改时间，并做到整套归档电子文件的不可修改。对工作人员
和系统管理员都应实施权限管理和状态网络的自动操作记录。

（二）保证电子文件的质量
电子文件的构成必须包括电子文件的内容、电子文件的结构、电子文件的背
景信息以及电子文件的签名和印章等，确定电子文件的元数据标准。对电子文件
的真实性、完整性、有效性由电子文件的形成部门负责，对电子文件的保管、存

储、安全由档案管理部门负责。
（三）适应计算机化办公
档案数字化是信息化建设和办公自动化的需要。一方面，档案数据库的建设
必须做到检索、下载、复制、打印的方便、快捷。检索工具要做到标准化、规范

化，如按年度分类检索、按档号分类检索、按主题法检索、按文件内容检索。同
时，档案利用者在获得授权的前提下能够下载、复制、打印单页文本文件以及所
需要的部分内容，包括图片式扫描的数字化文本文件。另一方面，档案管理信息

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