Page 84 - 档案学理论发展与创新

D 档案学理论发展与创新
evelopment and Innovation of Archival Science Theory

数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据
的收集和录入还停留在原始管理水平上。
（5）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍

虽然档案信息管理系统推进多时，但很多单位没有对这个强大的信息增强利
用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。
人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字
化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录

入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开
发和利用，造成双重浪费。
（三）档案数字化的发展策略
1. 加强系统工程建设，实现信息共享

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档
案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加
软件的系统。由于各部门日常工作每天要产生大量的文字档案，需要进行录入、
保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘

和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的查询系统，
通过触屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。
2. 建立横向通道，衔接办公系统
针对企业中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在

查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA 办公系统、
人事管理等系统的无缝集成。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，
建议在纸质文件与电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以
文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符

合实际需要的管理制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字
档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全有序
展开。
3. 提高管理水平，注重人才培养

随着当今世界信息爆炸式的增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在
的以现代化办公设施为依托的技术密集型工作。一方面要求管理者具有很强的分
析能力，对一些专业性强的档案要做到准确把握；另一方面，要根据利用者要求

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