Page 83 - 档案学理论发展与创新

第三章 档案数字化建设及信息安全研究

通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，
整个操作过程简单便捷。
（3）档案数字化管理提高档案内容信息的开发

传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单
个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计
算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件
的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某

一专题的深层次查询需求。
2. 档案数字化的缺陷
（1）电子文件档案的不安全因素，影响长期保存
电子文件档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点。但在利

用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子
编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性
的关键信息业可以更改，这些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。
（2）电子文件档案的存储受载体制约性强

电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容
量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。由于应用软件的更
新速度加快，很多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电
子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力，保

留旧的设备和多种应用软件。电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、
病毒侵害等安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的
威胁。
（3）档案“双套制”保存，造成资源浪费

档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单
位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。
但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文
件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。

（4）办公自动化与档案管理系统不兼容
有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都是按照各自部门的特点开发
及使用。而现代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的

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