Page 82 - 档案学理论发展与创新

D 档案学理论发展与创新
evelopment and Innovation of Archival Science Theory

二、档案数字化的优缺点及发展

（一）发展档案数字化的必要性

首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要
内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现有馆
藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二
是电子文件归档和电子档案管理。

其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，
保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些
档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊蜕变

的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
最后，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无
疑是 21 世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模
式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必需的，要想国家前进，档案数字化

是基本建设工程之一。
（二）档案数字化的优势与缺陷
1. 档案数字化的优势

（1）有利于部门立卷制度的落实
部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，
个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室由档案员代替立卷。但也存
在一个问题：即档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否齐全完整，

从而影响归档案卷的质量。
（2）档案管理不受时间和工作环境的限制，大大提高办公效率
传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境

是由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管
理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台
为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘中，与实物载体

没有必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，
就可以随时随地调出查阅的档案信息。档案管理效率也大大提高，立卷部门只要
平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料送交档案室，档案管理员

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