Page 12 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

化进程推进，纸质档案相比数字档案也存在其局限性：一是传播范围受限。纸质
档案实体的利用受时空局限，保存在档案馆（室）之中，难以实现大范围的信息
资源共享。而数字化成果检索便捷，还可以通过网络异地查询和使用，使档案的

利用方式发生极大转变。二是耐久性易受外界影响。纸质档案在长期保存时容易
受材料、物理化学环境等各种的影响，例如受潮、虫蛀、自然灾害破坏，导致载
体材料老化、字迹模糊，甚至使得档案信息缺失。三是管理成本高。纸质档案需
要占据大量空间，对保存的环境条件、技术要求也比较高。

2. 纸质档案数字化对象的选择
中国一些省级档案馆的纸质档案卷数达到了百万级；地市级综合档案馆和一
些较大的高校档案馆馆藏纸质档案也有数十万卷。对数目如此庞大的对象进行数
字化需要相当的资金、软硬件设施、数字化人才的支持，这对各种资源并不充裕

的档案部门而言是一项不小的挑战。另外，不同档案的价值、利用频率、保存状
况也存在较大差异，有些档案数字化后若依然是深锁在档案部门内无人利用，造
成资源浪费，这无疑与数字化的初衷背道而驰。虽然早已有档案馆提出全部档案
数字化的目标，且已有部分率先完成了全部馆藏数字化，但从全国来看，数字化

的进展并不平衡。对于一些资金不足的中西部档案馆、基层档案馆（室）来说，
这依然是一项艰巨的任务。
纸质档案数字化作为一项系统工程，前期需要经过周密筹划，在工程量大，
周期长的情况下，数字化对象的选择显得十分重要。一方面，不一定要全面数字

化，可以根据一定的原则选择对象。一是根据档案利用率。通过调研，将利用频
率较高、需求较大的档案列为数字化对象，例如综合档案馆中的民生档案，高校
档案馆中的教学档案等，而一些几乎无人利用的档案可以暂缓数字化；二是根据
档案的价值。将价值特殊、或是年代久远物理状况欠佳的档案首先列为数字化对

象。例如早在数字化工作开始初期，长春市档案馆就引入成本理论，提出“三扫”
的服务方式，先扫描常用档案、未扫描的档案现用现扫、以用定扫，追求效益最
大化；另一方面，全面数字化也不是一次性全部数字化，或是盲目按照时间顺序，
而是遵循分层分类原则，同样考虑利用率和档案价值。优先数字化的对象包括：

常用且与公众利益密切相关的档案、有紧急利用需求的档案、馆藏的珍贵历史档
案、具有特殊价值的档案。

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