Page 14 - 事业单位档案数字化管理与实践
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Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践
构即外包机构在其中的参与度越来越高。数字化外包安全管理规范规定了这类机
构需要有正式营业执照，并且经营档案数字化加工类业务。以政府购买服务为例，
仅 2019 年全年，中国政府采购网中就有招标公告 792 条，占全年档案类招标项
目的 42.7%4。采用外包的方式引入数字化服务机构，不仅效率较高，有效分摊
了档案机构巨大的数字化压力，使档案部门工作人员能够专注核心业务，而且外
包机构的专业设备和人员，可以弥补档案部门的资金设备不足。
数字化服务机构作为外包中的承包方，是数字化工作的具体承担者，其责任
在于履行外包合同中规定的义务，满足客户需求。具体来说，就是完成数字化加
工的同时保证档案安全。在实际工作中，接受档案部门的指导监督，做到有效沟
通；遵照相关法律法规与标准，规范业务流程；制定严格的保密措施，以降低安
全风险。
3. 第三方组织
这里的第三方组织，区别于从前所说的“档案中介机构”，而是指在纸质档
案数字化外包时，提供中介、咨询、招标等服务的机构，此外还有能力独立评价
和认证数字化服务机构的资质和服务能力。第三方机构能够发挥专业性特征，调
查数字化服务机构的资质、技术水平、信誉等情况，提高数字化项目的质量，也
使得档案部门从直接参与者转变为间接管理者，减轻了工作压力。这里的第三方
组织承担的工作主要有以下几种：一是咨询服务。主要包括高校、科研机构中的
档案专家，或是一些档案服务企业，对数字化工作提供专业理论支撑和业务指导；
二是数字化项目的招标代理业务。主要由信息技术服务性机构完成，例如一些招
标公司与造价咨询公司。还有些档案馆的招标业务由政府的采购中心完成；三是
对外包机构的评估与监管。一般由政府部门或档案行业协会以第三方身份，进行
外包机构服务能力评估与认证；四是质量监管。在档案数量较多，档案部门自身
人手有限的情况下，可能会引入第三方来完成质检工作。通常有大专院校档案专
业的在校生或是监理公司。这类组织需要具备相应的业务基础，秉承客观中立的
原则，检查数字化成果的质量并做出反馈。
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