Page 13 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

（二）纸质档案数字化主体与责任分析
当前社会分工日趋细化，信息技术发展更新，纸质档案数字化的主体日益多
元。档案部门（各级各类档案馆、室）、数字化服务机构是这项工作的主要参与

者，还涉及外包的第三方机构、数字化软硬件设备的提供方。另外，一些要求较
高、难度较大的数字化项目例如历史档案数字化，还有高校科研人员与学生的参
与，对历史档案进行人工著录，修裱。
1. 档案部门

一些数量较少，或是涉密和特殊档案的数字化由档案部门自行完成。档案部
门自行加工的好处是专业化程度相对高，安全和保密性较强。一方面，工作人员
一般具备基础的档案管理知识，有管理经验，而且由于日常接触馆（室）藏档案，
对于数字化对象本身就较为熟悉，包括档案的数量、目录、内容。这样一来，在

数字化加工过程中不仅更能及时发现问题并改正，而且可以减少后续检查的工作
量。另一方面，在档案部门内部加工也降低了安全风险。一般只要严格遵守本身
的管理制度和数字化制度规范，就能有效减少档案实体丢失、信息泄露等安全问
题的发生。

档案部门既是执行者，又是“把关人”。从制订总体规划到组织实施、协调
管理等工作再到最后的监督检查、成果验收，档案部门都需要参与其中，承担起
全程管理责任。在自行承担数字化工作时，档案部门是具体工作的实施者，责任
是组织员工开展数字化工作，完善数据库建设，满足利用需求。在外包过程中，

虽然数字化服务企业负责具体操作，但档案部门的责任没有因此而转移，依然要
就相关服务承担最终责任。具体来说，就是在外包之前评估自身馆（室）藏的纸
质档案情况，编制项目规划，通过招标选择合适的承包方；在数字化企业外包工
作中介入抽查、监督，做好安全管理和质量控制；在完成后做好检查和交接，确

保数字化质量和纸质档案实体安全。其中比较特殊的档案行政管理部门，还需要
指导和监督本地区内档案馆（室）的数字化工作，以及监管数字服务机构的业务
活动。

2. 数字化服务机构
档案数字化的巨大工作量和专业技术要求，完全依靠自身完成这项任务是大
多数档案部门力所不及的。国家档案局原局长杨东权曾提建议，可以通过“购买
事务性管理服务”来缓解这种“人少事多”的矛盾。这种情况下，数字化服务机

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