Page 17 - 档案管理模式理论与发展创新

第一章 档案管理概述

减少人力、物力，可以方便地实现迅速检索、增删改、保密、低成本、高寿命等功
能，确保员工档案管理的通畅性。
再者，企业所管理的员工档案对一个企业乃至每位员工都至关重要，因此开发一
套功能完善、设计合理、安全性高、符合用户体验的员工档案管理系统很有必要，是

企业管理科学化、信息化、正规化、高效化的体现，当然最重要的是符合公司使用者
的需求，使不管是企业员工还是高层领导都能够方便地操作系统来实现自己想要的功
能，帮助企业生产、管理更合理、更科学。
（二）中国和其他国家发展现状

1.中国研究现状
（1）档案管理意识弱
目前为止，中国企业档案管理仍处于不断完善、改革的状态，在计划经济时期，
中国部分的企业成立了相关的档案管理部门，也出现了各类相关的制度约定，专门用

于帮助企业管理各类资料文件，市场经济体制出现后，企业的发展受到了极大的冲
击，已成立的档案部门被逐渐取消，专业管理人员不受重视，企业领导者主观意识淡
薄，主要体现如下：

第一，部分企业领导特别是中小型企业领导，其性质是自主经营，故通常缺少对
档案管理的认识，主观意识淡薄，客观上也缺乏专业档案管理部门、人才等，在人员
设备方面力求精简，档案设备多采用档案柜存放，几年的档案得不到有效的整理和保
管，没有专业的管理人员对档案进行鉴定和清理，安全保密性极弱。因此，该类企业
缺乏良好的档案管理意识，也从主观、客观上体现了中小企业对档案管理存在偏见，

管理过程困难交织，诱发出多方面的不足。
第二，大多企业处于停产、半停产，甚至处于即将停业的状态，故企业领导只能
保证职工的薪资，而无暇顾及其他，档案管理更是纸上谈兵。

（2）档案信息管理技术落后
信息系统出现之后，中国的小部分企业开始使用信息系统来管理企业员工档案，
虽取得了一定的成就，但相对于其他国家远远落后，主要体现如下：
一是因信息系统经历的时间较短，故系统的出现晚于其他国家，其适用范围相对

较窄，而档案管理系统自身开发需要足够的技术和人员，若外包开发需要一定的经济
支撑，故中小型企业大多采用纸质档案进行存储，小部分企业采用信息系统的管理方
式，其专业度也远远不够。
二是系统的功能相对欠缺，不同的企业有不同的企业架构，对档案管理的需求不

一致，领导对档案管理准确的认识和重视程度不一致，管理人员专业度不一致，导致
档案管理系统的功能或多或少显得不足。

• 3 •