Page 21 - 档案管理模式理论与发展创新

第一章 档案管理概述

息搜集、加工、存储和检索的程序化系统，其主要目的是为人们提供档案信息服务。
档案信息检索系统主要包括两个方面的内容：档案信息的存储系统和档案信息的查找
系统。
档案信息的存储就是按照一定的方法，将档案原件的内容和形式特征转换成一条

条简短的记录档案原件特征的条目，并且按照一定的规则，将这些条目组织起来形成
有序的档案信息集合的过程。档案信息的著录和标引以及档案信息目录的建立都是其
内容。
档案著录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案标引

是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案著录和标引的般方法步骤
是根据可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时，进行分类标引和
主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案著录规则》《中国档案
分类法》和《中国档案主题词表》提供了标准。

档案信息目录是将档案的著录条目，按照一定次序编排而成的检索工具，分别组
成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前，档案信息目录的编制都是
手工完成的，现代随着电子计算机的应用，为档案信息目录的编制提供了便利。

（2）档案信息的编辑与研究
档案信息的编辑与研究工作就是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的
编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的
一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。其内容主要包括两方面的内容：档
案文献汇编和档案参考资料的编写。档案文献汇编包括一次文献的档案文件汇编和二

次文献的档案文摘汇编。
档案文件汇编是指按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编
成册，在一定范围内使用或公开出版。例如，重要文件汇编、政策法令汇编、各种专

题档案史料汇编等。档案文件的汇编本着全面、完整、原始、时效性的要求进行，其
程序是：确定汇编题目—划定选编范围—全面查找与复制有关档案文件—按一定体例
统一格式—分类编排—审核—编印（出版或内部印发）。
档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册，以出版或内部印发

的形式来提供利用的一种编研成果。其特点是篇幅小、信息密度高、忠于原文、快速
灵活。根据国家标准局 1986 年发布的 GB 6447—86《文摘编写规则》，档案文摘的
编写有一定的方法和步骤和格式规范，大体上有四个步骤：精读全文，熟悉内容；把
握主题，摘出要点；综合编述，写出文摘；对照原文，审核修改。

（3）档案信息数字化
档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影技术（录

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