Page 197 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

的迹象和结果。在整个流程管理中，对所有的监测数据都要进行详细的记录，不仅可
以对电子文档的管理和系统的工作状态进行检验，还可以为电子文档的安全提供一定
的依据和条件。
（三）实施全过程管理的途径

从其内涵来看，全过程管理所包含的因素十分广泛。在档案馆方面，是指进入馆
藏单位的电子文档；对机关档案部门来说，是指各部门、各系统所产生的电子文档。
所以，全过程管理的原理既是一种技术原理，也是一种体制或体制的原理。通过理论
和实践的探讨，本文认为，实施全过程管理的基本思路可以概括为“顶层设计、前端

控制、过程监控、科学保障”。
（四）实施全过程管理的示范模型
1994 至 1997 年间，美国不列颠大学与美国国防部共同探讨了电子文档的完整性
保证问题，并提出了一种电子文档的全过程管理框架模型。该模型的关键在于建立一

个基于全过程管理和前端控制的电子文档管理链：按照预定的标准格式和模板进行文
档采集；按照文档的种类和用途，采用事先确定的方式对文档进行验证；根据个人的
资质和职权，决定他有权查阅电子文档；将“工作流程”嵌入到系统中，仅将相关文

档提交给相关人员；使用磁卡，密码和指纹来限制使用特定技术；在这个系统中包含
了一个审核追踪的功能，它可以记录与该系统的任何联系以及它的后果（如修改、删
除和添加文件）。
这种全程前控模型在北美快速推广，并在实际操作中不断完善，为全球电子文档
的管理提供了良好的借鉴和借鉴。

二、保证真实性的基本原理

数字技术和电子计算机出现后，一个以前从未如此困扰的问题就出现了：不管

是电脑资料、数字文献、数字图书、电子文件等，都要面对一个共同的问题：验证
和维护。由于所有的数字资讯都是不稳定的（易修改、易丢失、易损毁），且对软
件和硬件的依赖性较强，使得其在管理和存储中具有易变性和易变性。如何鉴别和
保护数字信息的真实性，是一个涉及法律、制度、技术、管理、标准等方面的重大

问题。
电子文档的真实性和其他数字信息的真实性有着密切的联系，是电子文档管理
中的一个关键问题。无论是在电子文档的管理中，还是在进行顶层设计、国家战略方
面的探索；不管是传统的管理、前端控制，还是元数据管理，都是为了保证电子文档

的真实性。电子文档的真实性直接决定了它的价值，它不仅影响着整个电子文档的管
理，还与它的证据和法律证明有关。

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