Page 242 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

第二，档案的借阅。档案借阅在传统的状态下需要出具书面的申请，通过档案管
理部门负责人审核，主管的领导签字以及档案室人员进行查找、借阅人员填写登记，
填写档案利用目的以及效果登记表，归还日期填写等复杂程序，而在企业人事档案信
息化管理中，这些程序都可以通过电子版本的内容进行确认，借阅人不，用跑过来进

行借阅，只需要对借阅人的身份进行严格的认证，通过计算机网络将这些复杂的程序
转换成更为简单的模式，提高工作效率。
第三，档案的收集、档案的交接和档案的统计。在传统的档案管理中，需要档案
管理人员做大量的工作来完成，而在企业实施了人事档案信息化管理之后，对人事档

案信息归档之后，当有新的人事档案的时候，只需要按照类别和科目进行录入，档案
的交接需要对信息化的档案内容与实际的档案内容进行有效的对接，档案的统计只需
要通过对计算机档案软件程序的操作就可以完成，大大减少了工作量、一些不必要的
流程也可以进行废除。

第四，档案的鉴定和销毁工作。在传统的档案管理工作中，人事档案销毁需要提
出相关申请，档案管理部门负责人进行审核，通过主管领导的签字批准，进行档案的
鉴定，档案管理人员确认以及主管领导批示等复杂流程，才能够确认档案进行销毁。

而在企业人事档案信息化管理的状态下，可以减少许多复杂的程序。例如，档案
的收集和整理可以和价值借鉴结合进行，立卷归档的时候可以进行初步鉴定。档案的
工作和业务流程的简化，是人事档案信息化管理的最大优势，只需要围绕信息档案进
行录入，档案的软件进行管理，档案信息的输出和调阅三项主要工作展开工作即可，
档案的结构发生了很大的变化，而人事档案信息的每项工作必要的流程通过互联网和

计算机软件就可以进行管理，人事档案管理在不丧失原有功能的基础上得到了流程的
优化。
（三）建设档案信息化的相关标准制度

企业人事档案信息化的相关标准和制度规范建设需要着重从两个方面着手：一方
面，对企业人事室档案的管理制度和体系进行基本的理顺，完善人事档案信息化管理
的运行机制。要根据公司的实际情况，对公司人事档案管理的基本标准进行系统的规
范，建立由人事档案管理部门牵头的、各部门联动的人事档案信息化管理标准机制，

实现企业人事档案管理的数字化和科学化规范管理。加大企业人事档案信息化管理
的协调力度，实现人事档案管理信息化的规范化管理和制度化发展。建立档案建立、
档案查阅、档案管理等方面的相关标准制度，全面实现企业纸介质档案的信息化和规
范化，将纸介质档案通过现代先进的技术手段进行数字化处理，规范化保存和管理，

制定各种相关标准，并将标准进行制度化。另一方面，企业人事档案信息化相关标准
的制度化建设，还需要根据国家相应的法律、法规进行制定，制定符合国家标准的合

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