Page 239 - 档案管理模式理论与发展创新

第十章 信息化时代企业人事档案管理研究

放档案，满足公民知情权的需要，才能促进档案的完整、真实和透明。对个人而言，
知情也是有限的，不可能享有无限的知情权，这是维护组织机构的利益，只有保障和
其他有关人员权益，才能保障人事工作的正常开展。
需要注意的是，人事档案的开放并不意味着人事档案信息对所有人开放。人事档

案信息开放是有程度和范围限制的。现阶段，人事档案管理部门适当地向当事人开放
一些个人信息还是有必要的。通过人事档案管理信息服务平台实现人事档案远程查找
和利用，既保证当事人对档案的知情权，也便于当事人利用档案，是人事档案开放的
必然趋势。

（五）双轨制原则
人事档案信息化过程中，由于电子文件的法律地位和证据作用还没有被普遍的认
定，因此，具有重要保存价值的人事档案电子文件（尤其是办公自动化过程中的人事
档案方面的、具有永久保存价值的电子文件）必须转化成纸质文件进行归档，以保证其

法律地位。这一做法符合 GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》的基本规定：
“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成
纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”

对于重要的人事档案电子公文，鉴于当代电子信息载体的不稳定性，同一内容的
人事档案电子公文往往需要采取两种不同质的存储介，质进行存储，且采取异地保存
的方法，这是保证人事档案文件长期存取的重要方法。

三、现阶段企业人事档案信息化管理存在的问题

（一）信息化建设滞后，缺乏整体规划
人事档案信息化建设缺乏统一组织领导和标准规范，人事档案信息化建设顶层设
计跟不上工作实际需要和信息技术发展步伐，缺乏科学与合理的规划。没有对人事档

案的信息化体系构建进行科学的研究与论证，针对干部人事档案信息化建设的科学规
划方案还没有形成，没有能够真实地反映出人事档案信息化建设的构成要素以及信息
化框架的整体结构，同时也缺乏一个对框架和结构加以规范的文献与指导信息资料。
信息化建设是一个过程，必须分阶段规划。尤其重要的是一定要根据经济条件和

干部工作管理水平做出科学判断，明确每个阶段所要达到的预期效果和时间期限。缺
少了明确的信息化建设目标和总体规划，还会带来另外一个严重的问题，建设的随机
性和随意性，应该深入下去的环节没有解决好，而解决了的又是一些表面问题，导致
信息化建设流于形式，信息化应用的实际效果不是很好。

（二）人事档案信息化管理水平落后
人事档案信息化管理人事档案信息管理技术水平落后，存在很大的安全隐患。

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