Page 237 - 档案管理模式理论与发展创新

第十章 信息化时代企业人事档案管理研究

的。归纳起来，这些原则主要包括如下方面：
（一）实用性原则
实用性是指该人事档案信息化是为了解决实际问题，能够在实践中运用并且能够
产生积极效果。具体说来，人事档案信息化的实用性既表现在个人方面，也表现在人
事档案管理机构方面。

个人方面，考虑到人事档案的安全性，哪些档案资料需要上网，何时上网，如
何控制服务平台的信息安全，都必须考虑到；考虑到人事档案的隐私权，在人事档案
信息化过程中，对于该保密的档案必须保密，尊重和保障人事当事人是隐私权；考虑

到人事档案的重要性，对于每个人的信息必须做到准确无误；考虑到人事档案的知情
权，信息化的人事档案需要向当事人开放。
机构方面，考虑到人事档案信息化尤其是系统设计的难度，人事档案信息系统设
计过程时既要利用 IT 行业的人才和技术，也需要本行业的积极参与；考虑到本单位

的财力与技术基础，人事档案信息化需要量力而行，分步骤实施，将人事档案信息化
建设看作是一个长期的过程，逐步建设，持续发展；考虑到人事档案建设的相似性，
人事档案管理信息化过程中可以采取合作开发或引进方式，避免走弯路和重复建设。

当然，人事档案信息化必须在实用性的原则上，以科学性为本，结合先进性、
前瞻性，不仅将信息化看成是一项长期而艰巨的任务，而且需要实施可持续发展的政
策，将人事档案信息化建设成为原则重要的人才信息管理平台。
（二）规范性原则
规范性是指人事档案信息化建设所确立的行为标准，以规范当代人事档案信息化

行为，指导当代人事档案信息化实践。
以《全国组织干部人事管理信息系统》《信息结构体系》为例，它是为实现干部
信息的规范化及全国范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程

制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，
各省开发的系统必须建立在该系统要求的《信息结构体系》基础上，否则会造成数据
结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不仅是信息结构体系，系统所涉及的其他
应用项目也应当建立在相关的标准之上。
事实上，文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应该遵循

GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》所规定的格式，以减少转换与重新制
作的难度，这也是人事档案信息化规范性的必然要求。
（三）安全性原则

人事档案安全性是为了防止将人事档案信息泄露给无关用户，给用户信息造成不
良影响从而采取的安全措施。

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