Page 240 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

人事档案信息化管理当中仅仅是进行目录编排，暂时没有其他的管理方法，在技术上
采用相对保守传统的档案管理办法进行管理，管理技术水平落后。在对档案信息进行
处理的时候，缺乏相应的安全保护措施的使用和技术处理，因此，存在安全隐患。档
案信息电子化过程中档案信息安全是非常重要的一个环节。需要防范黑客攻击、病毒

入侵造成档案信息泄露以及档案信息损坏等问题。设备和技术落后是档案信息安全的
一个严重隐患，简单的档案管理软件自身的安全漏洞很容易被黑客攻击，一旦遭到攻

击，就会直接导致档案资料的损毁或者信息数据的丢失，所以，低配置的软件隐含着
巨大的安全隐患。此外，人事档案信息化管理水平落后，很容易忽略网络环境以及整
个操作当中进行安全防范。档案信息的操作人员重视安全的防范和操作手法和设备本
身的安全都十分重要。人事档案信息化缺乏任务和目标方面的措施，信息化的建设相

对落后。档案信息登陆需要的身份信息验证、技术策略上的数字认证以及其他形式的
认证等这些具体的方法措施的制定，档案登陆、档案管理的程序化、系统化流程缺乏

必要的规范。
（三）人事档案信息化管理缺乏完整性、共享性较差
人事档案信息化管理当中人事档案信息化管理缺乏完整性，共享性较差。人事档
案管理目前的管理流程缺乏完整性，只停留在录入的阶段，对整个档案的流程管理和

信息化管理缺乏必要的流程化处理和系统化管理，并且共享性较差。当联系单位需要
利用人事档案时，往往需要领导审批或专门的介绍信，一般人很难接触到人事档案。

人事档案在利用上也是最简单、初级的。如政审、调升工资或职务变动等工作提供人
员的基本情况，而在其他方面，如合理配置人员、挖掘职工潜能方面等都未发挥其相
应的作用。另外各单位自行保管人事档案、不能实现人才信息的交流与共享。在档案
相对人需要用人事档案时，人事档案管理部门采用的是“看堆守堆式”的单一的服务

模式，提供的是“你查我调”的服务方式。既被动落后又浪费人力资源。
（四）电子化路径不畅通，工作任务繁重

第一，人事档案电子化路径不畅通。在企业人事档案没有进行信息化管理之前，
多以纸介质的保存、查阅、调阅为必要的管理手段，而在信息化之后，不仅仅需要录
入，更需要对档案进行系统化、体系化的档案管理，中间有许多环节，需要人才、物
力和财力以及制度体系等的支持，而信息化不是一朝一夕的事情，需要先从制度体系

和设备的健全开始，目前发展得并不顺利。第二，人事档案信息资源整理困难。一些
公司由于历史较长，保存了大量的人事档案资料，对这些历史资料和新的档案资料，

都需要进行加工、筛选和整理，才可以在计算机上面录入，然后进入档案信息管理的
层面，由于数目庞大，所以操作起来困难重重。

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