Page 238 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

人事档案信息的安全性首先指人事档案信息的安全性。人事档案中有些隐私，
在信息化过程中需要按照档案公开中公民隐私权保护的相关规定。以公证档案为例，
1988 年司法部、国家档案局发布的《公证档案管理办法》第十七条规定：“凡涉及国
家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调

和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批
准。”为了保证人事档案的安全性起见，一方面人事档案管理部门需要认真鉴定、审
核隐私方面记录的范围，对于那些需要保密的档案进行严格限制。
为了保证人事档案信息的安全性，在人事档案信息化过程中，需要加强对人事档

案方面的电子文件的管理，并通过技术手段（如每个人的档案设置一个适度长度的个
人密码），以达到保密的目的。
为了保证人事档案信息的安全性，还必须确保网络的安全性。提倡人事档案的
开放性并不意味着完全的、无条件地开放人事档案信息，相反，开放是有条件的、有

步骤的，这是保证网络化环境人事档案安全性的必然选择。为此，一旦条件成熟，能
够建立人事档案专网则是保证人事档案安全的最好选择。在当前条件不允许建立专网
的情况下，必须做到人事档案信息管理系统与互联网等公共信息网实行物理隔离的措

施，涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能存储在公共信
息网的网络存储器上。
（四）开放性原则
开放是人事档案信息化管理必须遵守的一条重要原则。建立人事档案信息管理
系统，在很大程度上是为了科学管理和优质服务，这决定了人事档案信息开放的必

然性。
长期以来，由于传统的人事档案管理的惯性，人们习惯性地认为人事档案属于保
密的内容，除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外，个人不可能

知道自己的档案里有什么样的材料。显然，在当代条件下，人事劳动关系日益从行政
隶属关系转变为平等的契约关系，人事档案的保管权、评价权、处置权也逐渐从完全
交给用人单位到用人单位与个人共同管理的局面。这种情况下，人事档案的神秘面纱
逐渐揭开。人事档案作为当事人个人经历和德、能、勤、绩的客观记录，也逐渐变得

公开、透明，信息开放已经成为时代的必然趋势。
需要看到，人事档案开放性也是尊重当事人知情权的必然，既包括能直接识别本
人的个人信息资料，如肖像、姓名、身份证等，又包括与其他资料相结合才能识别本
人的间接信息资料，如职业、收入、学历、奖惩等。有时候，人事档案管理中知情权

与管理的要求存在着冲突，这要求档案管理单位与个人能够正确地处理。对于档案管
理单位而言，不能过分强调保密，需要树立人事档案开放意识，只有在一定范围内开

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