Page 173 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

重中之重。与此同时，纸质环境中强调的相关档案文件整体齐全问题在数字环境

中将变得更为复杂，同样不能轻视。
1. 个体的完整
个体的完整“是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。”
着眼于电子文件 / 数字档案的组成要素，要求组成单份电子文件 / 数字档案的

各项要素齐全完备，使该份档案文件具有完整、准确再现其最初记录信息的
能力。

国际档案理事会指出内容、结构和背景信息是组成文件的三要素，具体来说，
内容即记录个体所要表达信息的内容信息要素，结构即组织其内容信息表达与处
理的结构支持要素，背景即记录并证明个体形成的机构法规背景、技术环境状态、
操作处理过程以及与其他文件关系的背景信息要素。以上三要素可以通过元数据

来进行具体定义、规定和描述并予以集中，因此，要通过完整合理地采集上述三
要素的相关数据并进行妥善保存，来实现电子文件 / 数字档案个体层次上的完整
性要求，就必须以合理确定电子文件的元数据集、科学制定元数据的采集标注标

准为前提。由此可以看出，个体层次的完整性维护是数字档案完整性维护的重点
和难点。
2. 整体的完整
整体的完整是指围绕某一项社会活动所形成的所有电子文件的数量齐全，着

眼于电子文件之间的有机联系，要求将同一社会活动中形成的具有有机联系的所
有电子文件进行有序集合，完整客观地再现该项社会活动的总体面貌和全部过程。
同一社会活动中形成的电子文件可能存在于不同的信息系统环境，若忽视它们之

间固有的有机联系而进行归档保存，必然影响其价值实现甚至会成为档案管理工
作中的“鸡肋”。
因此，要实现整体的完整必须通过一定的技术手段将这些具有有机联系的电
子文件集中起来，对于档案部门来说，这种整体层面上的“集中”既有“物理集

中”又有“逻辑集中”，“物理集中”主要借助存储载体来实现，灵活性有局限
但安全性强；“逻辑集中”借助逻辑关联来实现，一旦有需要时，系统就能够通

过这种逻辑关联方便快捷地将相关文件集中起来，但与前者相比有安全隐患。而
进行这样的整体集中必须遵循科学合理的制度，所以建立科学完善的电子文件积
累与归档制度，是确保数字档案整体完整的重要前提。

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