Page 175 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

同，可以根据电子文件的形成特点以及各部门的具体情况适当参照纸质文件收集

积累范围的相关规定；从其构成范围来看，凡列入收集积累范围的电子文件必须
同时收存其元数据，对于采用专用格式的电子文件，除收集积累其主文件外，还
需要收存其生成、读取所依赖的应用软件、处理工具等支持性文件。
2）收集积累要求

参照国家标准《电子文件归档与管理规范》，电子文件收集、积累工作的基
本要求包括：

①电子文件的收集和积累工作应当由对文件性质内容及其相互关系相对熟悉
的人员来负责，如电子文件的形成者，而且要求负责人具有较高的收集积累意识，
档案部门应当指派人员进行监督指导和检验。
②电子文件的收集和积累工作应当在电子文件形成时就开始进行，并贯穿于

电子文件的整个处理过程。
③电子文件的收集和积累可以在网络系统中进行，也可脱机进行，因此，为
防止对所收集电子文件的异常改动，要采取一定的措施保证网络系统和存储载体

的安全，例如备份技术和第二章中所列举的维护技术。
④电子文件的收集和积累需要进行一系列软件格式的转换，即将非通用软件
格式转换为通用软件格式，《规范》中指出文本文件以 XML、RTF、TXT 为通
用格式，如今 PDF 格式已通过 ISO 审批，也应进入此行列；图像文件以 JPEG、

TIFF 为通用格式；音频文件以 WAV、MP3 为通用格式，笔者认为 CDA 格式能
够完整记录原声，也可作为考虑对象；视频文件以 MPEG、AVI 为通用格式，笔
者认为 MPEG 应当为首选格式。

⑤电子文件需要进行一系列“绑定”收集和积累，主要包括对于无法转换为
通用软件格式或转换之后会出现信息大量丢失的电子文件，应当将其专用软件与
文件本身进行绑定收存；将电子文件及其元数据绑定收存；将生成、运行软件的
说明材料及系统生成的与该电子文件有关的其他数据等与电子文件绑定收存。

⑥进行电子文件登记记录，将所收集的电子文件的信息内容特征、形成状态
特征、载体、设备环境相关参数等登记在案，电子版本与电子文件绑定收存，纸

质版本同时集中收存。
3）归档范围
电子文件归档范围的确定是制订电子文件收集、积累与归档制度的关键，对

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