Page 177 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

题）或其他分类方法进行分类，并保持同一全宗内分类方法一致等。

⑥归档移交的电子文件应该满足真实性、完整性和有效性的要求，所以归档
移交和接收部门都应对电子文件进行一系列的真实性、完整性和有效性检验，对
于文件形成机构为保证电子文件归档质量而采用的技术措施，应当将其相关技术

软件与该电子文件实施绑定归档移交；在检验中特别要对电子文件的软件和硬件
环境的有效性、信息存储载体格式是否规范、有无感染病毒、绑定材料部分是否
齐全等方面重点关注；检验结果经责任人审核并与审核结果一同登记记录下来。

⑦归档工作完成之后，如果有条件，应将电子文件形成机构内部的已移交的
电子文件留存一段时间，《电子文件归档与管理规范》中指出：“归档完毕，电
子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体至少保存一年。”

三、数字档案的有效性维护

（一）数字档案有效性的含义

数字档案的有效性（也有称之为可读性、可用性）是指其“应具备的可理解
性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼
容性等”。事实上，数字档案管理中现时有效性问题不是特别突出，最为焦点的

问题在于这种有效性能否长期地延续下去。数字档案在长时间的存储过程中，将
会经历压缩、加密、格式转换或技术平台迁移等处理，之后能否依然被人识读和
理解，并保持其内容的真实和完整，对于档案管理工作来说是极大的挑战。

数字档案的长期有效性具体应当包含两个方面的要求：第一，数字档案的载
体应稳定耐久。存储载体是数字档案信息的物质皮肤，尽管数字档案信息与载体
具有可分离性，但其信息却并不是绝对独立的，与原载体分离的前提是数字档

案信息与其他载体的结合，信息的自由流动也是从此载体到彼载体的流动过程，
数字档案信息在任何时刻都不可能离开载体而独立存在，正所谓“皮之不存，
毛将安附”，载体脆弱易损，所依附的信息便无法安然存储，所以，载体的性

能稳定是数字档案长期有效性的题中之义。第二，数字档案的技术寿命长久。
任何一份数字档案都与特定的技术环境相关联，如所采用的软件、硬件、生成
技术等。自然状态下的数字档案的技术寿命通常要短于其物理寿命，如何应对技

术过时变得尤为重要，因此稳定延续数字档案的技术寿命是维护其长期有效性的
基础。

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