Page 53 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第二章 档案管理的转型及发展研究

发票元数据信息都以数据库形式存储和管理，用户购买商品的发票数据自动写

入数据库中，成为关系数据库表文件中的一条数据记录，当用户需要下载并打印
发票时，数据库表中的这条数据记录可以转换为PDF或者JPG发票文档。以京东
集团为例，消费者购物后填写单位名称、手机号码、邮件地址等电子发票相关信
息，收货确认后申请开具电子发票，经过一系列上传审核程序，电子发票服务平

台按电子发票机制和要求生成带开票方签章的电子发票及其版式文件，消费者可
以自行下载。数据时代，很多电子文件的生成、存储、保管、利用等生命周期内
的管理环节不适合再遵从数字时代的思维模式，而须在数据思维框架下重新构

建。数据的广泛应用不仅改变了人们的记录方式，更革新着人们看待世界的思维
和视角。传统档案思维也需面向未来进行变革，即在重新审视档案与数据关系的
基础上，树立以数据为导向的档案思维，站在数据管理视角思考档案管理问题。
思维先行是档案部门应对大数据挑战的首要准备。

（二）面向发展，需求倒逼和现实瓶颈驱动档案资源数据化
推动档案管理数字化向数据化转变的原因不仅仅是现代科技的迭代更新，更
主要的原因是来自信息化时代档案信息资源利用的现实瓶颈，即现有的数字化档

案资源已无法满足档案用户的多元现实需求。我国档案数字化工作方兴未艾，虽
摆脱了纸质档案远程在线利用的困境，但还未实现计算机可读、可理解的数据粒
度（指数据仓库中数据的细化和综合程度。根据数据粒度细化标准，细化程度越

高，粒度越小；细化程度越低，粒度越大）层级的管理与开发，尤其研究型用户
全面多元的利用需求仍无法满足。任越等学者在对黑龙江省地市级综合档案馆进
行深入调研的基础上，总结出档案信息资源开发利用过程中存在的数据化处理深

度不够、档案机构数据意识不强、档案数据关联度不高等现实问题。青岛市档案
馆副馆长杨来青同样立足于档案工作实践，提出针对档案内容的细粒度管理与开
发，即档案“再信息化”战略的重要内容之一。
利用需求和现有数字化档案开发成果的不匹配促使档案开发向数据层级转

向，这使得档案管理数据化成了大数据时代档案事业发展的新方向。档案数据化
的主要任务是档案内容的数据化，将档案内容智能地碎片化分解成计算机可读可
处理的数据形式，通过碎片化的数据与数据集合实现数据之间的关系建构与重

组，最后对档案数据进行语义加工处理并进行可视化展示。档案内容数据化具体
表现为：档案管理层级的递进、档案开发粒度的细化、档案内容语义关联的加

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