Page 101 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

展览厅改造为档案数字化加工区时，记录不仅要呈现改造前后的平面图对比，还
需详细记录改造过程中拆除的展陈设施、新增的数字化设备型号与数量，以及改
造所依据的档案数字化业务增长数据和相关审批会议纪要。馆藏调配变更记录则

应完整记录档案的名称、形成单位、形成时间、所属全宗、保管期限、入库或剔
除的时间与方式、调拨或流通的对象及过程等信息。如某单位向档案馆移交历史
档案，记录中需包括档案的具体内容清单、移交双方签字确认的交接文件、档案
在馆内的存储位置规划等，确保档案流转的每个环节都有迹可循。

过程细节详尽记录：强调对调配变更过程中各个环节的详细记录。在人员岗
位调整中，除基本信息外，还需记录岗位交接时的工作进度文档、待办事项清单、
交接培训记录等。若一名档案编研人员调至档案鉴定岗位，记录应涵盖其原岗位
工作交接的具体内容，如正在编撰的档案史料进度、已收集的素材清单，以及新

岗位入职培训的课程内容、考核结果等，完整呈现人员职责过渡的全过程。服务
调配变更记录同样要全面，新增服务项目需记录从立项调研、方案设计、资源筹
备到正式开展的全流程信息，减少服务项目则要说明评估过程、停止原因分析以
及对受影响用户的安抚与引导措施。

2. 准确性标准
数据真实可靠：建立严格的数据审核机制，确保记录中的数据与事实完全相
符。对于空间面积测量数据，要求使用专业测量工具，并由两人以上复核确认；
档案相关数据需与原始档案、交接文件进行核对。在记录档案库房的面积调整时，

测量数据需经过档案馆基建部门与档案管理部门的双重审核，确保面积数据准确
无误。设备型号、数量等信息要与采购合同、设备说明书一一对应，避免因数据
误差导致后续管理混乱。在记录新购入的档案密集架时，需核对合同中的型号、
规格参数与实际到货设备是否一致，并留存设备验收报告作为佐证。

描述客观精准：规范记录语言，要求工作人员以客观、准确的表述记录调配
变更情况，避免主观臆断和模糊描述。在记录设备故障导致的馆藏调配变更时，
需详细说明故障现象、检测过程、维修措施及最终结果，而非简单表述“设备故
障，档案转移”。例如，若档案库房的空调系统故障，导致部分对温湿度敏感的

档案需临时转移，记录应写明故障发生的具体时间、空调显示的错误代码、维修
人员的检测结论（如压缩机损坏）、转移档案的范围（具体全宗、案卷号）、临
时存放地点的环境保障措施等，为后续分析和处理提供准确依据。

83