Page 97 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

一、明确调配变更记录管理的核心对象

（一）空间调配变更记录
1. 功能区域调整

档案馆的功能区域包括档案库房、查阅室、整理室、展览厅、办公区等。随
着档案数量增长、服务模式创新或技术升级，功能区域可能需重新规划。记录时
要详细说明调整区域，如将部分档案库房改造为数字化加工区；附上调整前后的

平面图，标注各区域面积、位置及功能变化；注明调整原因，如为满足日益增长
的档案数字化需求。同时，记录调整过程中涉及的设施设备搬迁、拆除情况，如
密集架的移位、照明线路的改造等。
2. 设施设备位置变动
馆内的档案装具（如密集架、档案柜）、办公设备（如电脑、打印机）、安

防设备（如监控摄像头、消防器材）等会因空间布局调整而变动。需记录设备名
称、型号、原始位置、变更后位置、变动时间及操作人员；若设备在变动中出现
损坏，要详细记录损坏情况及维修措施。例如，将某区域的老旧密集架更换为智

能密集架并调整位置，记录应涵盖更换过程、新密集架的安装调试及对周边档案
存放的影响。
（二）馆藏调配变更记录
1. 档案入库与剔除
新接收的档案需详细记录入库信息，包括档案名称、形成单位、形成时间、

数量、所属全宗、保管期限、接收时间、接收方式等；同时注明档案的存放位置，
如具体库房、架号、层号。对于因内容失效、重复过多或破损严重无法修复的档
案，在剔除时要说明剔除原因，编制剔除档案清单，记录处理方式，如移交相关

单位、销毁等，并保留审批文件和销毁记录。例如，某单位撤销后，其档案按规
定移交档案馆，记录需完整呈现接收全过程。
2. 档案调拨与流通
馆际之间的档案交换、借阅，或馆内不同部门、库房之间的档案调拨，都要
进行记录。明确调拨的档案清单、调出单位、调入单位、调拨时间、调拨原因；

若为馆际流通，还需记录合作单位、流通期限、归还情况等。如参与区域档案资
源共享项目，将部分特色档案外借，记录应包括借阅协议内容、借阅期间的档案

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