Page 103 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

优化检索功能：要求档案管理信息系统具备强大的检索功能，支持全文检索、
关键词检索、组合条件检索等多种方式。检索结果需按照相关性、时间顺序等进
行排序，方便用户快速定位所需记录。例如，用户在检索某类档案的调拨记录时，

不仅可以通过档案名称、全宗号等关键词进行检索，还能通过调拨时间范围、调
出单位、调入单位等组合条件进行精确筛选，系统将检索结果按照时间先后顺序
排列，并突出显示与检索关键词匹配的内容，提高检索效率。
（二）开展监督检查

监督检查是确保档案馆调配变更记录管理质量标准有效执行的重要手段，通
过建立定期监督检查机制，采用内部自查与外部审计相结合的方式，及时发现问
题并督促整改，保障记录管理工作符合质量要求。

1. 内部自查机制
组建检查小组：由档案馆档案管理部门牵头，联合质量监督小组、信息技术
部门、业务科室等相关人员，成立内部监督检查小组。检查小组成员需具备丰富
的档案管理经验、专业的业务知识和严谨的工作态度，定期对调配变更记录管理
工作进行全面检查。例如，检查小组可由档案管理部门的资深档案管理员、质量

监督小组的负责人、信息技术部门的系统维护工程师以及各业务科室的骨干人员
组成，确保检查工作涵盖档案管理的各个方面。
制定检查计划：根据档案馆的实际工作情况，制定详细的内部自查计划。计
划应明确检查的时间周期（如每月一次常规检查，每季度一次全面检查）、检查

范围（涵盖所有类型的调配变更记录）、检查内容（包括记录的完整性、准确性、
及时性，格式规范性，存储安全性，检索功能有效性等）。每月的常规检查重点
关注近期发生的调配变更记录，检查其是否按时记录、信息是否完整准确；每季
度的全面检查则对本季度所有记录进行系统性审查，同时检查档案管理信息系统

的运行状况、存储设备的安全性等。
实施检查与反馈：在检查过程中，检查小组成员按照检查标准和计划，通过
查阅纸质记录、调取电子档案、操作档案管理系统等方式进行细致检查。对于发
现的问题，及时记录并形成问题清单，明确问题所在、责任部门和责任人。检查

结束后，召开专题会议向相关部门和人员反馈检查结果，提出整改要求和期限。
例如，若在检查中发现某部门的人员岗位调整记录存在信息缺失问题，检查小组
需在问题清单中详细注明缺失的具体信息项，要求该部门在 5 个工作日内补充完

85