Page 100 - 现代档案管理与档案信息化
P. 100
Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化
间调配变更提供数据支持；开发或选用专门的调配变更记录管理软件，实现记录
的分类存储、智能检索和数据分析。
（二）记录的存储与保管
1. 存储环境要求
纸质记录存放于专用档案室，保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗；
电子记录定期备份，采用本地备份和云备份结合，保障数据安全。设置访问权限，
防止电子记录被非法篡改和泄露，确保档案信息的保密性和完整性。
2. 保管期限规定
明确各类调配变更记录的保管期限。空间调配变更、重大馆藏调配变更、人
员岗位调整等重要记录保管期限设为 10~30 年；日常服务调配变更记录保管期限
设为 3~5 年。到期记录按规定鉴定销毁，销毁履行审批手续，做好记录留存备查。
（三）记录的利用与共享
1. 内部利用
馆内工作人员按权限查阅调配变更记录。制定查阅制度，明确申请流程、使
用权限和归还期限。如档案管理人员查阅馆藏调配记录，需填写申请表，经部门
负责人审批后办理查阅手续；借阅记录设定归还时间，超期需办理续借。
2. 外部共享
在法律法规和保密要求允许下，向外部单位或个人提供记录查阅服务。如学
术研究机构申请查阅档案调拨记录用于研究，需审核资质和目的，签订保密协议
后按程序提供资料，促进档案资源的社会利用。
四、加强调配变更记录管理的质量控制
（一）制定质量标准
质量标准是档案馆调配变更记录管理的核心准则，需围绕记录的完整性、准
确性、及时性，以及记录格式、存储方式、检索功能等方面，构建系统化、精细
化的标准体系，确保档案管理工作的规范性与专业性。
1. 完整性标准
核心信息全覆盖：明确要求各类调配变更记录必须涵盖所有关键信息。对于
空间调配变更，需包含调整区域的原始与变更后平面图、面积测量数据、功能分
区说明、设施设备变动清单、调整原因及审批文件等。例如，在将档案馆的部分
82
