Page 99 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

含调配变更类型（空间、馆藏、人员、服务等）、具体变更事项、变更原因、预
计变更时间、所需资源（人力、物力、财力）等。例如，档案技术部计划升级档
案管理系统，申请需详细说明升级原因、新系统功能需求、预算及对服务的影响。

2. 审批流程
申请提交后，按档案馆管理架构审批。先由部门负责人审核变更的必要性和
可行性；再提交分管领导审批，从档案馆整体发展角度决策；重大调配变更，如
大规模空间改造、核心业务调整等，需提交馆务会议审议。审批过程中，审批人

员应提出明确意见，同意、不同意或修改建议。若申请未通过，及时反馈申请人
并说明原因。
（二）实施与记录

1. 组织实施
申请获批后，由相关部门或人员组织实施。实施过程中严格按申请方案和规
范操作，确保安全有序。如空间改造时，做好施工现场管理，避免影响档案安全
和正常服务；档案调拨时，遵循档案管理制度，保证档案完整、安全转移。
2. 详细记录

安排专人记录调配变更全过程。空间调配变更拍摄施工前后照片，记录关键
节点；馆藏调配变更实时更新档案管理系统数据，记录档案搬运、交接细节；人
员调配变更填写人员变动登记表；服务调配变更记录调整实施情况。记录要及时、
准确、完整，确保可追溯。

三、建立完善的记录管理体系

（一）记录载体与方式
1. 纸质记录与电子记录结合

重要原始文件、审批签字等采用纸质记录并妥善保存；日常调配变更信息利
用档案管理信息系统进行电子记录。电子记录便于存储、查询、统计和共享，如
通过系统快速查询某类档案的调拨历史；纸质记录作为原始凭证，确保档案的权
威性和法律效力。

2. 利用信息化技术
借助条形码、RFID 技术对档案进行标识管理，实现馆藏调配变更的自动化
记录和追踪；通过监控系统、环境监测设备采集空间使用和设备运行数据，为空

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