Page 84 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

维护维修文件：日常维护记录、维修申请单、维修合同、维修验收报告等，
记录办公用房的维护维修情况，保障其正常使用功能。
改造装修文件：改造装修项目立项报告、设计方案、施工图纸、施工合同、

竣工验收报告等，反映办公用房改造装修的过程和成果。
物业管理文件：物业管理合同、物业费缴纳记录、物业考核报告等，涉及办
公用房的物业管理服务相关信息。
6. 财务档案

购置成本文件：购房合同、发票、付款凭证等，记录办公用房的购置成本。
建设成本文件：工程预算书、决算书、工程款支付凭证等，明确办公用房建
设的资金投入情况。
运营成本文件：水电费、物业费、维修费用等支出凭证，反映办公用房日常

运营的成本费用。
7. 其他相关档案
照片、录像档案：记录办公用房建设过程、重要活动、现状等的照片和录像
资料。

政策法规文件：国家和地方有关办公用房管理的政策法规、规章制度等文件，
为办公用房管理提供政策依据。

六、档案收集

（一）收集范围
办公用房从规划立项到报废处置全生命周期中形成的所有具有保存价值的文
件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录像、实物等不同载体形式。
与办公用房相关的外部文件，如政府部门的审批文件、政策法规文件等。

涉及办公用房的会议纪要、合同协议、往来信函等文件。
（二）收集时间
定期收集：对于业务部门在日常工作中形成的办公用房档案，档案管理部门
应定期（如每月、每季度）进行收集，确保档案的及时性和完整性。

项目结束时收集：对于办公用房建设、改造、装修等项目，在项目竣工验收
后规定时间内（如一个月内），由项目负责人组织相关人员将项目全过程形成的
档案进行整理，并向档案管理部门移交。

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