Page 86 - 现代档案管理与档案信息化
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Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化
一事由的文件材料组合在一起，一般按照文件的形成时间顺序排列，在文件首页
上方加盖归档章，填写档号、件号、责任者、日期、页数等内容。
装订：采用符合档案保护要求的装订材料，如线装、胶装等，对组卷或组件
后的文件材料进行装订，确保文件不散落、不丢失。对于纸张较大的文件，应进
行折叠，使其幅面尺寸与档案盒一致。
装盒：选择规格统一、质量良好的档案盒，将装订好的卷或件装入档案盒，
并在档案盒封面和脊背处填写档号、题名、年度、保管期限等信息，便于档案的
存放和查找。
（三）电子档案整理
元数据采集：按照相关标准和规范，采集电子文件的元数据，包括文件的题
名、作者、日期、格式、大小、密级、存储位置等信息，确保电子文件的真实性、
完整性和可用性。
分类与编号：根据办公用房档案分类方案，对电子文件进行分类，并按照档
号编制规则赋予其唯一的档号。电子文件的分类和编号应与纸质档案相对应，便
于实现纸质档案与电子档案的关联管理。
存储与备份：将整理好的电子文件存储在专门的档案存储设备中，采用可靠
的存储格式，如 PDF、XML 等。同时，定期对电子档案进行备份，备份介质应
选择质量可靠、稳定性高的存储设备，如移动硬盘、光盘等，并异地存放，防止
数据丢失。
建立索引：为电子档案建立索引，包括文件目录索引、关键词索引等，便于
快速检索和查询电子文件。索引信息应与电子文件的元数据保持一致，确保检索
结果的准确性。
（四）照片、录像档案整理
1. 照片档案整理
筛选与分类：对收集到的照片进行筛选，去除重复、模糊、质量差的照片。
按照时间、主题、事件等特征对照片进行分类，如办公用房建设过程照片、重要
活动照片、办公用房现状照片等。
编号与标注：为每张照片编写唯一的编号，并在照片背面或通过电子文档形
式标注照片的题名、拍摄时间、地点、人物、事由等信息，确保照片内容的可理
解性和可检索性。
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