Page 85 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

即时收集：对于重要的、时效性强的文件材料，如产权变更文件、紧急维修
报告等，业务部门应在文件形成后立即向档案管理部门移交。
（三）收集要求

完整性：确保收集的档案涵盖办公用房管理各个环节和方面的信息，不遗漏
重要文件材料。对于成套的文件材料，要保证其完整性，如建设工程档案中的设
计文件、施工文件、竣工验收文件等应齐全。
准确性：档案内容应真实、准确地反映办公用房管理活动的实际情况。文件

中的数据、签字、盖章等应清晰、准确，不得涂改、伪造。
规范性：收集的文件材料应符合档案管理的规范要求，包括文件格式、纸张
规格、书写材料等。电子文件应按照规定的格式保存，并附带相应的元数据。
手续完备：档案移交时，应填写档案移交清单，明确移交档案的名称、数量、

移交时间、移交人和接收人等信息，并由双方签字确认，确保档案移交手续完备。

七、档案整理

（一）整理原则

遵循文件形成规律：按照办公用房档案在形成过程中的时间顺序、业务流程
和逻辑关系进行整理，保持档案之间的有机联系。
便于保管和利用：整理后的档案应便于存储、查找和利用，通过科学的分类、
编号和排列，提高档案管理效率。

保持档案原貌：在整理过程中，不得随意更改档案的内容和格式，确保档案
的原始性和真实性。
（二）纸质档案整理
分类：根据办公用房档案分类方案，将收集到的纸质文件材料按照权属档案、

建设工程档案、使用管理档案、财务档案等类别进行分类。
组卷：对于建设工程档案、部分使用管理档案等内容较多、具有系统性的文
件材料，可按照项目、年度、问题等特征进行组卷。卷内文件应按照重要程度、
时间顺序等进行排列，编写页号，并填写卷内文件目录和备考表。卷内文件目录

应包括序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号等内容；备考表应注明卷内
文件的总页数、缺损情况、立卷人、检查人等信息。
组件：对于文书类、合同类等文件材料，可采用以件为单位进行组件。将同

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