Page 87 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

存储与装册：将照片按照分类和编号顺序存储在专门的照片档案册或存储设
备中，照片册应选用质量良好、防酸、防潮的材料制作。同时，建立照片档案目
录，记录照片的编号、题名、存储位置等信息。

2. 录像档案整理
采集与转换：将录像资料采集到计算机中，并按照规定的格式进行转换，如
MP4、AVI 等，确保录像资料能够在常用的播放软件中正常播放。
编目与标注：为每段录像编制目录，包括录像的题名、拍摄时间、时长、内

容简介等信息。在录像文件的属性中填写相关标注信息，便于查找和管理。
存储与备份：将整理好的录像档案存储在专门的存储设备中，并定期进行备
份，备份方式与电子档案备份要求相同。同时，建立录像档案索引，方便快速定
位和播放录像资料。

（五）实物档案整理
分类与编号：对办公用房相关的实物档案，如奖牌、证书、印章等，按照其
性质、用途等进行分类，并赋予唯一的编号。
登记与标注：建立实物档案登记簿，记录实物档案的名称、编号、来源、取

得时间、存放地点等信息。在实物上或其存放容器上标注编号和简要说明，便于
识别和查找。
存放与保管：选择合适的存放场所和陈列方式，对实物档案进行妥善保管。
对于珍贵、易损坏的实物档案，应采取特殊的保护措施，如加装防护盒、控制环

境温湿度等。

八、档案保管

（一）库房设置

库房选址：档案库房应选择在地势较高、干燥、通风良好、远离火源、水源
和污染源的地方，避免阳光直射，确保档案的安全保存。库房不宜设置在地下或
顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。
库房面积：档案库房面积应根据单位办公用房档案的存量和未来增长需求进
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行合理规划。使用面积可按（档案存量 + 年增长量 × 存放年限）×60m / 万卷（或
10 万件）测算。档案数量少于 2500 卷（或 25000 件）的，档案库房面积按 15m 2
测算。同时，应预留一定的空间用于档案装具的摆放和人员的操作。

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