Page 91 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

同时，通过对档案数据的对比分析，还可以评估不同规划和改造方案的效果，为
决策提供科学依据。
（三）成立工作小组

1. 成员构成
成立由多部门专业人员组成的空间使用档案建立工作小组。成员应包括档案
管理人员，负责档案的收集、整理、分类、保管和利用等工作；空间规划与设计
人员，凭借其专业知识对空间的布局、功能分区等进行科学规划，并为档案中的

空间信息提供专业解读；设施设备维护人员，能够准确记录设施设备的安装、运
行、维修等情况；信息技术人员，负责搭建档案管理信息系统，实现档案的数字
化存储、检索和共享；以及相关业务部门代表，他们熟悉空间的实际使用情况，
能够提供真实、准确的一手资料。

2. 职责分工
明确工作小组成员的职责分工，确保各项工作有序推进。档案管理人员负责
制定档案管理制度和工作流程，对收集到的各类资料进行整理归档；空间规划与
设计人员协助确定空间信息的记录标准和方法，对空间布局变化进行及时更新；

设施设备维护人员定期记录设施设备的维护情况，及时反馈设备故障和维修信息；
信息技术人员保障档案管理系统的稳定运行，不断优化系统功能；业务部门代表
负责提供日常使用过程中的相关数据和信息，配合完成档案的建立和更新工作。
（四）开展需求调研

1. 调研方法
采用多种调研方法全面了解空间使用档案的需求。一是实地考察，深入空间
现场，观察空间的实际使用情况，包括空间的使用频率、使用方式、人员流动、
设施设备配置等；二是问卷调查，设计针对性的问卷，向空间使用者、管理者等

发放，收集他们对空间使用的满意度、需求和建议；三是访谈交流，与相关负责
人、业务骨干进行面对面的访谈，深入了解空间管理过程中存在的问题和对档案
建立的期望；四是查阅资料，收集以往的空间规划文件、设施设备说明书、使用
记录等资料，为档案建立提供历史数据参考。

2. 需求分析
对调研收集到的信息进行系统分析，梳理出空间使用档案需要记录的关键信
息，如空间基本信息（面积、位置、用途等）、使用情况信息（使用时间、使用

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