Page 92 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

人员、使用频率等）、设施设备信息（设备名称、型号、安装时间、维护记录等）、
相关合同协议信息等。同时，分析不同类型空间（如办公空间、生产空间、公共
空间等）的特殊需求，为档案内容设计提供依据。

二、空间使用档案的内容设计

（一）空间基本信息档案
1. 地理位置信息

详细记录空间所在的具体地理位置，包括行政区划、街道名称、门牌号等，
精确到经纬度坐标，以便在地理信息系统中进行定位和查询。同时，注明空间与
周边重要设施（如交通枢纽、商业中心、公共服务机构等）的距离和方位关系，
为空间的使用和规划提供参考。

2. 建筑结构信息
记录空间的建筑结构类型（如框架结构、砖混结构、钢结构等）、层数、层高、
建筑面积、使用面积、公摊面积等信息。对于建筑物的主要承重结构、墙体材料、
楼板类型等关键信息也要进行详细记载，为空间的改造和维护提供技术依据。

3. 功能分区信息
明确空间内各个功能区域的划分情况，包括功能区的名称、面积、用途、使
用要求等。绘制详细的功能分区平面图，标注各功能区的位置和边界，同时记录
功能分区的调整历史和调整原因，以便了解空间功能的演变过程。

（二）空间使用情况档案
1. 使用时间记录
建立空间使用时间台账，记录空间每天、每周、每月的使用起止时间，以及
节假日、特殊时期的使用安排。对于不同用途的空间，分别统计其有效使用时长

和闲置时长，分析空间使用效率，为资源调配提供数据支持。
2. 使用人员信息
记录进入空间的人员信息，包括人员姓名、所属部门、职务、进入时间、离
开时间等。对于公共空间，可采用抽样统计的方式，记录不同时间段的人员流量

和人员类型（如办公人员、访客、消费者等），了解人员使用规律，为空间设施
配置和服务优化提供参考。

74