Page 94 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

3. 管理制度与规定文件
收录空间使用过程中的各项管理制度和规定，如安全管理制度、环境卫生管
理制度、设备操作规程等。记录制度的制定时间、修订情况和执行效果，确保空

间使用管理有章可循。

三、空间使用档案的管理与维护

（一）档案收集与整理

1. 收集渠道与方法
建立多元化的档案收集渠道。一是定期从相关部门和人员处收集资料，如业
务部门提供使用情况数据，设施设备维护部门提交维护记录，信息技术部门导出
系统运行数据等；二是设置资料提交箱或在线提交平台，方便使用者和管理者随

时提交相关资料；三是主动收集外部资料，如政府部门发布的相关政策法规、行
业标准等。在收集过程中，要确保资料的真实性、完整性和及时性。
2. 整理与分类标准
制定科学合理的档案整理与分类标准。按照档案内容的性质和特点，将空间

使用档案分为空间基本信息、使用情况、设施设备、相关文件等大类，在大类下
再细分若干小类。例如，在设施设备大类下，可细分电气设备、给排水设备、通
风空调设备等小类。采用统一的编号规则对档案进行编号，便于档案的检索和管
理。同时，对收集到的资料进行整理，去除重复、无效的信息，对资料进行排序、

装订、装盒等操作，确保档案的规范性。
（二）档案存储与保管
1. 存储环境要求
选择适宜的档案存储环境，确保档案的安全和完整。档案库房应具备防火、

防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等功能，保持适宜的温度（14℃ ~24℃）
和相对湿度（45%~60%）。配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照
分类编号顺序整齐存放档案。
2. 数字化存储管理

建立空间使用档案管理信息系统，对档案进行数字化存储。采用扫描、拍照
等方式将纸质档案转化为电子文件，按照档案分类标准进行存储和管理。设置不
同的用户权限，确保档案信息的安全访问和使用。定期对电子档案进行备份，防

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