Page 93 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

3. 使用方式与频率
详细记录空间的使用方式，如办公、生产、展览、会议等，以及每种使用方
式的具体内容和要求。统计不同使用方式的使用频率，分析空间使用的热点和趋

势，为空间功能调整和资源配置提供依据。同时，记录空间使用过程中的特殊事
件和异常情况，如设备故障、安全事故等，以便进行后续的分析和处理。
（三）设施设备档案
1. 设备基础信息

为每一项设施设备建立独立的档案，记录设备的名称、型号、规格、生产厂
家、出厂日期、购置时间、购置价格、安装位置等基础信息。同时，收集设备的
说明书、图纸、合格证等技术资料，作为设备维护和管理的重要参考。

2. 运行维护记录
详细记录设施设备的运行情况，包括开机时间、关机时间、运行参数、能耗
数据等。建立设备维护保养台账，记录设备的维护保养时间、维护保养内容、维
护保养人员、更换零部件情况等信息。及时记录设备故障发生的时间、现象、原
因、处理措施和处理结果，为设备的预防性维护和故障分析提供数据支持。

3. 设备更新与报废记录
当设施设备进行更新换代或达到报废标准时，详细记录更新或报废的时间、
原因、处理方式等信息。保留设备更新前后的对比资料，以及报废设备的处置证
明，确保设备管理的全过程可追溯。

（四）相关文件档案
1. 合同协议文件
收集与空间使用相关的各类合同协议，如租赁合同、物业管理合同、设施设
备采购合同、维护保养合同等。记录合同协议的签订时间、合同双方、合同主要

条款、履行情况等信息，建立合同台账，定期对合同履行情况进行跟踪和检查，
防范法律风险。
2. 规划设计文件
保存空间的规划设计图纸、方案文本、审批文件等资料，包括原始规划设计

文件和后续的修改调整文件。这些文件能够反映空间的设计理念和发展历程，为
空间的改造和再利用提供重要参考。

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