Page 95 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

止数据丢失。同时，做好档案管理系统的维护和升级工作，保障系统的稳定运行。
（三）档案利用与共享

1. 利用服务方式
为档案服务对象提供多样化的利用服务方式。一是设立档案查阅室，为使用
者提供现场查阅档案的服务；二是开通在线查询平台，用户通过网络登录系统即
可查询授权范围内的档案信息；三是提供档案复制、摘抄服务，根据用户需求提
供相应的档案资料。在提供利用服务过程中，要严格遵守档案保密制度，保护档

案信息的安全。
2. 共享机制建设
建立档案共享机制，实现空间使用档案在不同部门和单位之间的共享。与相
关部门签订档案共享协议，明确共享的范围、方式、权限和责任等。通过建立数

据接口、共享数据库等方式，实现档案信息的实时共享和交换，提高档案信息的
利用效率，促进空间管理工作的协同发展。
（四）档案更新与销毁
1. 更新频率与方法

根据空间使用情况的变化，确定合理的档案更新频率。对于空间基本信息，
如无重大变化，可每年进行一次全面更新；对于使用情况信息、设施设备运行维
护信息等，应实时或定期（如每周、每月）进行更新。采用人工录入和系统自动
采集相结合的方式进行档案更新，确保档案信息的及时性和准确性。

2. 销毁制度与流程
制定严格的档案销毁制度和流程。对于超过保管期限且无保存价值的档案，
由档案管理人员提出销毁申请，经工作小组审核、单位负责人批准后，方可进行
销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，确保档案销毁过程的安全和规范，并

做好销毁记录，留存备查。

四、空间使用档案建立的质量控制

（一）建立质量标准体系

制定空间使用档案建立的质量标准体系，明确档案内容的完整性、准确性、
规范性要求。例如，规定空间基本信息档案必须包含所有关键信息，不得有遗漏；
使用情况信息记录要真实、准确，数据来源可靠；档案整理要符合分类标准和编

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