Page 132 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第四章 人事档案数据库建设

状况的原因主要在录入阶段，同时数据库的质量检查制度不完善也是重要原因。

三、档案数据库发展中存在问题的解决对策

（一）加强数据库建设规划管理
数据库建设是一项投入非常巨大、周期很长、事关信息化成败的基础工程，
应当由档案事业管理部门提供宏观的指导方针，统筹规划，合理布局，提供本地
区或本行业数据库建设的蓝图，并会同有关部门对数据库规划的可行性进行论证，

提出档案数据建设的具体意见。地方档案部门则根据宏观规划的要求进行详细设
计，以实现全局共享为基础，突出特色数据。基于这样的总体思路，可以建立大
范围内协调一致的数据结构，数据库框架设计、数据内容都能得到很高的共享度，
将会改善目前档案数据库建设自行一套、质量参差不齐的总体状况。

（二）加强标准规范的建设
档案信息资源描述标准体系是建设档案数据库的重要保障，相关标准规范的
确立和逐步完善有助于各级各类档案数据库需要保持必要的协调，共同为社会提
供高效、优质的档案信息服务。档案标准规范的制定要本着“确保数字档案资源

格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”的原则进行。在实施过程中，应当
积极采用国际标准和国外先进标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，
如《文献保密等级代码》、《全国行政区划代码》等标准应当直接采用国家标准，
不必另行一套；对档案领域内特有的资源制定行业标准，如《寿险业务档案管理

标准》。此外为了保证国家文献系统标准之间的一致性，档案工作标准应尽量与
图书、情报的国际、国内标准相一致。
（三）建立标准的元数据库
目前数据库的逻辑结构设计比较混乱，虽然从各数据库个体角度观察，并没

有太大的差错，但结构的不一致、不兼容会对数据库的共享和相互转换带来很大
的困难，甚至难以进行。这个问题的最终解决，依赖于以著录标准化为依托的元
数据库的建设。
目前档案数据库的主要记录对象是档案文件的二次文献信息，即文件的著录

信息。许多档案数据库结构的确定其实就是将著录卡上的项目转换为数据表上的
字段信息。从原理上讲，这个过程应该很容易，但由于我国的《档案著录规则》，
虽然规范了著录项目，但并没有规定相应的量化指标，离数据库系统所要求的结

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