Page 131 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

到档案数据库的建设问题，提出“加强档案目录数据库建设”、“进一步加强档
案目录中心建设”、“积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设”等，但这
些意见缺乏可操作性。此外，如何将电子文件以及数字化档案的信息纳入档案数

据库中进行管理，也需要在宏观层面上进行有效的统筹规划。
（五）数据库设计盲目性大，存在不科学的成分
数据库设计是一项非常严谨、科学性很强的一项工程，从可行性分析开始，
逐次进行数据分析，绘制数据库的数据字典，然后运用各种工具进行概念模型设

计、外模式设计和物理设计，最后才能装载数据库。其中的各个步骤都必须认真
对待，偏废不得，前一阶段的设计是下一阶段工作的基础，不适合跨越设计阶段
开展工作。
但在实际的档案数据库设计过程中，还存在着许多不科学的问题。特别在数

据库可行性分析和数据分析阶段存在的随意现象比较突出。许多设计者对繁琐的
数据分析不太重视，往往一上来就开始设计库表结构，这种脱离详细分析的设计
方法虽然表面上速度较快，但其质量经不起推敲。对任何一个数据库系统而言，
库表结构是其基石所在，基石不牢，大厦则有将倾之虞。

（六）数据库逻辑结构缺乏规范
在进行数据库逻辑结构设计时，相关标准规范缺失是造成档案数据库的设计
工作流于随意的主要原因，而档案数据库逻辑结构不规范的情况会引起数据库之
间转换困难、难以共享等问题。目前正在许多单位开展的数字化工作所形成的图

像文件、视音频文件如何建库管理，目前尚未有相关规范出台。电子文件管理元
数据规范的滞后使得电子文件归档数据难以收集齐全，还有不少电子文件仍在进
行人工著录登记，长此以往，前端控制原则难以在应用系统中得到应用。而在字
段结构层面上，不规范的情况则更为突出。

（七）数据质量问题
档案数据库的建设必须保证良好的数据质量，“问水哪得清如许，为有源头
活水来”这句古诗启示我们，准确的数据库信息、良好的数据管理是营造档案数
据库“一池清水”的先决条件。作为重要的社会信息资源单位，档案部门必须高

度重视档案数据质量，在追求数据库数量增长的同时，还要加强“污染防治”工
作，防止脏数据的产生。而根据浙江数据库现状调查报告，随机检查结果表明档
案数据库质量较好的数据误差也在 12% 左右，总平均差错率达 29%，造成这种

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