Page 9 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

（一）集合性
人事档案是以个人为单位、按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中
反映了一个人在不同时期或不同单位的经历、政治状况、业务状况等全貌。卷内

的每一份材料，都必须反映该人员的情况，不得夹杂或混人别人的材料，也不能
将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管，以保证该个人档案的完整性。
如果将一个人不同时期或不同问题的材料分散存放在不同单位或不同个人的档案
里，肢解或分解了该人的档案材料，一旦组织上或单位需要系统了解这个人的情

况，就如大海捞针，不仅工作量大，效率低，而且很难查全，甚至会漏掉重要的
材料，以致影响对该人员的使用。因此，人事档案应是集合性的材料，应能集中
反映某个人的历史全貌。
（二）认可性

人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，
而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务就是用人，要用人
就应做到知人善任，因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表
现、才能、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料

等，所有这些材料，必须得到组织认可，不能随意填写和私自放人个人档案中。
个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不能是伪造的。在市场经
济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有
发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。

（三）专门性
人事档案是一种专门性的档案。专门档案是指某些专门领域产生形成的有固
定名称形式以及特殊载体的档案的总称。人事档案是组织、人事工作专门领域形
成的档案，其内容具有专门性，自成体系，人事档案反映人事管理方面的情况。

人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表格、考
核材料等。
（四）真实性
人事档案的真实性有着特殊的含义，是指文件形成的真实性、内容上的准确

性，凡归档的材料必须实事求是、真实可靠。这是人事档案之所以能真实客观地
反映个人本来面貌的根本原因。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用
的基础和赖以存在的前提。人事档案的真实性与一般档案的真实性有一些差别。

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