Page 125 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第四章 “互联网 +”背景下档案信息化管理

第二节 “互联网 +”背景下单位档案信息化管理策略

一、档案管理信息化建设的价值分析

（一）提高管理质效

传统档案管理模式主要是以纸质文件记录为主，并对纸质档案进行合理、安
全的储存和加工。在开展管理工作过程中，档案工作人员必须手写各种类型的记
录，效率相对较低，工作任务相对较为繁重。因此，档案管理人员很难在第一时
间完成工作，在调阅相关档案的过程中，工作人员需要在相应的区域查找档案，

查找档案需要消耗的时间相对较长，甚至可能会出现延误工作的问题，档案管理
质量相对较低。在档案管理信息化建设完成以后，管理人员可以在信息技术和互
联网技术的支持下，将档案资料保存在数据库中，通过对数据的查询、分析、加
工以及利用等，档案管理效率大大提高。另外，如需对部分档案资料进行调阅，
可以通过关键词检索方式查阅，并通过传输系统将档案资料传输给相关使用者，
这个过程中消耗时间相对较少。在引入信息技术以后，档案资料查阅工作更加方

便，档案资料利用率逐渐提升，其潜在价值得到充分挖掘。
（二）强化管理安全
对于传统档案管理模式而言，大量档案资料主要保存在档案管理部门，档案
管理人员对其类型进行分析，并将其保存在相应档案室内。在档案资料进入到档

案室后，需对其进行合理的处理，以防止出现发霉或者受潮等问题。事实上，中
国不同区域气候条件存在一定的差异性，建筑物也将会受到气候的影响，墙面可
能会出现凝结水珠的现象，其出现受潮的概率提高，档案资料可能会出现损坏的
问题，对档案资料价值进行挖掘难度提升。同时，如果档案室出现火灾等问题，
纸质档案也可能会出现受损问题，档案安全性严重降低。在实现档案信息化管理

以后，信息化建设引入的互联网技术、设备都相对较为先进，工作人员只需要对
档案资料进行电子化管理即可，大量资料将会被保存在云平台中，其安全性将会
大幅提升，即使纸质档案资料出现丢失或损坏等问题，电子档案也可以基本满足
单位使用需求。

（三）统一数据管理平台
传统档案管理模式不可能建立起统一管理数据平台，难以实现档案资源最大
化利用。档案管理信息化必须建立信息化管理平台，并在该平台中对相关数据进

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