Page 202 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

得的显著成果。为此，本节提出主要从以下几方面来完善风险管理机制，以期能
对档案馆风险管理工作有所助益。
1. 健全风险管理工作协调运行机制
档案馆运行机制能够确保档案馆各项工作有序进行，而运行机制需要管理制

度的支撑与辅助。数字档案资源风险管理工作运行机制需要建立健全风险管理制
度和其他相关机制或活动来联合推进。档案馆应确立明确的数字档案资源风险管
理的目标、数字档案资源实施风险管理的范围、人员职责、违规处罚办法或细则
等，如可以制定《数字档案资源管理制度》《数字档案资源保密制度》《数字档

案工作人员职责制度》《数字档案资源安全违规处罚办法》等等；大数据环境下，
组织管理需要具有弹性，避免僵化。档案馆关于数字档案资源风险管理工作可以
仿照华为、腾讯等围绕项目组建风险管理机构，避免风险管理各个部门之间责任
推脱、消极应付等沟通不畅的问题；还应建立岗位人员更新管理机制，使不同专

业的人员在合适的岗位发挥最大化的作用；加强与馆外组织的合作和沟通交流，
如开展与图书馆、博物馆界关于风险管理的研究探讨会议，将各自的风险管理成
功经验在会上分享；积极参加高校牵头召开的学术会议，如中国人民大学电子文
件管理会议等，借此机会询问专家学者关于风险管理工作的问题和热情邀请专家

学者来馆调研等；积极参加信息技术交流会和座谈会等，类似于在山东青岛召开
的“2018 年保密技术交流大会暨产品博览会”上，可以了解保密技术产品、信
息安全保密问题及实例等，可以学习到信息安全保密一些注意事项。
做好充分的后勤保障，才能确保档案馆数字档案资源风险管理的顺利运行。

档案馆对物资、设备、资金等信息熟悉了解。可以利用新技术实现对物资设备等
的动态化管理，首先要保证物资信息数据动态性，更新及时，物资等可通过条形
码扫描等智能化入库方式将收集的信息数据自动导入标准化的、联网的数据信息
库。为确保风险应对及时，档案部门可简化风险储备资金审批流程，保障资金及

时到位；还要保证物资存储位置明确具体且易获取，通过配备计算机管理系统来
掌控物资信息、出入库信息、物资设备及时报修等信息，以实现物资保障的全程
化管理；根据现在掌握的风险事故发生频率情况，对未来有可能发生的风险事件
确定分类和级别，以便做好及时的预防。当风险事件发生时，各种风险和信息在

不断发展变化，根据风险事故的类型和损失程度进行分级分类，并依据事态的变
化调整级别，制定符合实际的应急策略和优化资源配置。

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