Page 199 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第六章 新闻档案的信息化管理及档案的保密性

五、现阶段电子信息档案的管理模式

在当今信息时代的发展下，不管是电子信息档案的纸质化，还是纸质档案的
电子化，这两种档案都会同时进行存在，并发挥着自己的特点。
现如今，电子信息档案会实行双套制的归档管理。电子信息档案可以在一

定程度上促进档案的自动化管理，从而使相关的流程进行了简化，提高了电子信
息档案管理工作的效率。为了更好解决早期档案信息保存困难、查找速度慢等一
系列问题，实行归档管理就可以对电子的文件以及纸质的文件进行统一的存储。
在对电子信息档案归档的过程中，可以依照中国的保密法中，对纸质文件进行归

档的要求来进行，其中包括相应的背景信息以及元数据。相应的背景信息，主要
就是指描述生成电子信息档案的作用、过程、结果以及对其产生影响的因素等信
息；元数据，主要就是指描述电子信息档案数据中，有关于文件处理软件、编排
结构等数据。对纸质档案的有效管理就可以更好完善电子信息档案的管理。在对

档案信息化进行建设的过程中，要想保证电子信息档案的安全运行，就可以依据
相关的管理要求来建立一套统一的档案管理制度，并进一步完善信息资源库，从
而保证档案管理能够更加规范以及合理。
实行双套制的归档管理，可以将电子信息档案与纸质档案的优点进行融合。

在对档案进行管理的过程中，不能因为纸质档案的价值，就忽略电子信息档案的
发展。虽然电子信息档案可以便于查找，但一旦电子信息档案被损坏，或者想保
证所查找文件的真实性，也是会对纸质档案进行利用的。因此，建立双套制的档
案管理制度是十分有必要的，它们也会在一定时期内，相辅相成，共同发展。

六、做好电子信息档案管理保密工作的对策

（一）对档案的资料进行规划管理
信息化的档案管理工作已经成为当今时代发展的趋势，这也就要求电子信息

档案管理人员一定要充分认识到档案信息化的重要性。这也就意味着，在短时间
内会大幅度增加电子信息档案的数量，因此一定要对档案管理的优势进行合理的
利用，通过互联网来对资料进行处理，从而提高管理的工作效率。由于传统的档
案管理方法可能会出现资料丢失的现象，因此在对档案进行管理的过程中，一定

要建立数字化的平台，并形成数据库，利用专业的设备对资料进行处理，以提高
工作效率。

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