Page 67 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第二章 基于安全管理理念的事业单位档案信息化管理研究

第三节 国内外档案信息安全管理的主要模式与法律法规

一、国外档案信息安全管理在不同模式下的应用

国外的档案信息化管理模式主要分为档案馆集中管理和机构自行管理两种

类型。
（一）档案馆集中管理模式的应用
美国国家档案与文件署的蒂博多十分赞成档案馆集中管理的观点，他认为：

“把电子档案局限在生成机构的狭小空间内是一种目光短浅的做法，电子档案应
该由档案馆来保管。如果把它们交给生成机构自行管理，机构很难对失去现行使
用价值的电子档案给予足够的重视，这样就会危及档案的生存。因此，最好的办
法就是将档案置于档案馆的保护伞之下，尽可能地减少对档案的改变和损毁。”
美国和澳大利亚是采用档案馆集中管理模式较有代表性的国家。其中美国开

展了电子档案馆项目，该项目由美国国家档案与文件管理署负责，耗资数亿美元，
旨在建立一个“未来的档案馆”，在该模式下国家档案馆作为集中永久保管文件
的专门机构，在电子档案管理链上具有极为重要的地位，在协调全国电子档案管

理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽作用。澳大利亚国家档案馆先后颁布了
《联邦政府文件保管政策》《数字文件保存的方法》《数字化保存照亮过去，指
引未来》等法令，形成了澳大利亚国家档案馆电子档案保管的基本框架，澳大利
亚国家档案馆原则上将承担起所有具有档案价值的电子档案的保管责任。澳大利
亚国家档案馆还为电子档案的保存制定了一个较为完善的工作流程，开发了配套

的应用软件“Xena”。
（二）机构自行管理模式的应用
在信息技术较为发达的日本，电子档案机构自行分散管理模式比较流行。很

多机构将电子档案存放在形成部门，不须移交。部分机构专门设置档案室，负责
接收、管理各部门档案，有的只负责管理机构历史档案，也有的负责整个机构的
档案管理。
无论是采用档案馆集中管理模式还是机构自行分散管理模式，档案信息化管
理较为发达的国家普遍使用“文档一体化管理方式”，该模式将文件工作和档案

工作纳入同一系统，进行统一管控，即统一规范标准、统一工作制度、统一工作

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