Page 68 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

程序和统一控制中心，将档案进行统一存储、加工和传输，从而实现对文件和档
案管理的整体优化，减少重复工作，在提升档案管理的效能的同时，因安全法规
较为完善，管理标准统一，信息安全技术较为先进，人员管理较为严格，其档案
信息安全管理水平也大幅提升。文档一体化管理模式的最佳实现途径是建立涵盖

电子档案全生命周期的电子文档一体化管理系统，该系统有统一的工作制度、工
作程序和统一的控制中心。该模式不是简单地将文件管理与档案管理功能相叠加，
而是对整个流程进行重构，以实现将文件处理与档案管理整合为一个有机整体，
提高部门之间的协同办公效率，同时提升安全管理水平，保护档案信息未经授权

不得访问、使用、泄露、中断、修改和破坏，确保信息存储和传递的保密性、真
实性、完整性、可用性、不可否认性，以及系统自身的安全稳定性。

二、国内外档案信息安全管理模式的比较

通过前文分析可以看出，档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式具
有各自的特点和优势，以下对上述两种管理模式在安全管理方面利弊进行比较
分析。
（一）档案馆集中管理的利与弊
在档案馆集中管理模式下，档案馆是档案信息化管理的核心机构，相对各部

门内部的档案管理机构，档案馆在硬件配置、软件技术水平、高素质的专业人员
方面均有明显优势，可以保证电子档案实体得到妥善保管，尤其是对具有永久保
存价值的电子档案实现长期有效的管理，可以防止档案被删改和随意销毁，以保

证电子档案的真实性和可靠性。但是，档案馆集中管理模式也存在一定弊端，集
中体现为统一模式转换成本高。以美国为例，档案馆每年都要花费大笔资金将各
部门报送的电子档案按统一格式拷贝至统一载体，并改变一些重要电子档案的原
有结构以使其脱离生成环境来进行保存。中国档案管理信息化的配套软件和转换
技术还相对落后，在很长一段时期内技术问题将是困扰中国档案信息化实行档案

馆集中管理模式的主要因素，在一定程度上影响电子档案的完整性、可用性。
（二）机构自行管理模式的利与弊
根据前文分析，机构自行分散管理模式在保证电子档案的可识读性和完整性

方面均有独特优势。信息化档案具有系统依赖性和非人工识读性等特点，如果脱
离相关的软硬件环境，其完整性和长期可利用性将很难得到有效保障。而在机构

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