Page 73 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第二章 基于安全管理理念的事业单位档案信息化管理研究

害性逐渐降低，同时影响档案信息安全的手段出现了多样性、隐蔽性等新特点，
这也增加了执法难度。第一，档案部门要加大档案安全管理执法力度及密度，实
现档案信息安全管理检查常规化；第二，科学建立档案信息安全专业执法队伍，
包含法律、技术及档案专业人员，提高执法的专业性；第三，加强相关法律法规

的宣教，通过微信等新媒介广泛宣传典型案例，提高档案从业者及使用者的法律
意识和警戒意识，实现主动守法；第四，加大惩处力度，提高违法成本，充分发
挥法治的监督惩戒作用，实现立法和执法的统一。

二、强化管理防护

（一）加强组织领导，建立完善健全的组织管理体系
信息安全日益受到关注，但部分事业单位档案信息安全管理工作仍存在多口
头重视，轻实地落实情况。提高事业单位档案信息安全管理工作实效，需建立健

全组织领导机构，成立档案信息安全管理的专门管理机构，负责综合协调和指导
落实，并要求各级事业单位将档案信息安全管理纳入档案工作领导小组职责范畴，
及时研究解决实际问题；加大资金投入，将机房、计算机、防护软件等基础设施
的配备及维护费用纳入年度预算，切实保障档案信息安全管理工作经费；将档案
信息安全管理工作情况纳入事业单位及领导班子及全体工作人员年度考核体系，

明确职责，失职必究，真正实现档案信息安全工作职责全覆盖。
（二）健全档案形成、归档、保管、使用等管理制度
主动防范，前移安全防线，从档案信息的收集入手，严抓管理、归档、使用，

从源头确保档案信息准确规范。对于档案的参数、指标及载体必须执行国家规定
的统一标准，其中对文字型、数字型、图片、音频、视频格式都有统一要求，其
中图片多以 TIF、JPEG 为主，视频软件以 AVI、MP4 为主，音频软件以 MP3 为主。
归档是档案整理的重要环节之一，这一过程的规范程度对档案的完整性及有效性
有关键性的影响，档案收集部门对档案收集时间、范畴、方式，都应形成规范的

制度，作出明确的说明，其中档案信息的完整性不仅仅是内容的完整，还包含目
录、附件和相关描述及说明。建立严格的保管制度，明确规定存储环境、检查要
求、维护措施等。规范档案信息的使用制度，明确使用方式，现场查阅、复制拷

贝、系统传输等。同时档案归档前的各环节都应实行登记制度，明确职责及责任
人，便于迅速查找解决问题。

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