Page 168 - 人力资源管理信息化建设研究

人力资源管理信息化建设研究
Research on the Informationization Construction of Human Resource Management

用的保密文件随手入柜加锁，不要把机密文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子；
保密信息不能在单位内部大范围利用，更不能流入别的单位。
（二）电子文件的安全保密
电子文件无固定形式，具有可重复利用、网上交互利用、网络远距离传输的

特点。要依靠技术、制度及对利用人员的管理，既实现人力资源电子文件最大限
度的利用，又要使信息得到可靠、安全、有效的保护。
1. 电子文件安全保密要求
电子文件的保密与安全是十分重要的。一方面，电子文件的利用有其自身特

点，同纸质文件的利用相比，更加难以控制。另一方面，人们对电子文件的管理
经验不足，有时不能及时发现问题。因此，必须树立电子文件信息安全意识，防
止出现泄密、信息失真、文件受损、病毒入侵等方面的问题，遵循电子文件的安
全保密要求。

电子文件的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向利用者提供
全部利用方式。采用在线利用或直接利用方式时，应对信息内容进行加密处理，
并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。无论采用哪种利用方式，系统都应
对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为对利用工作

查证的依据。
根据电子文件内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不
是完全开放的电子文件，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供利用的拷贝件的
制作，必须在有效监控下进行。

电子文件利用时，计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方。如果来访
者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，还可保存文件关闭显示器；计算机打印保
密材料要人不离机。
为了确保电子文件的安全，使用密码保护计算机数据，并定期更换；重要的

文件要备份，存储在安全、加锁的地方，磁盘不能保存在过冷或过热的地方；存
有保密文件的软盘不带出单位；对计算机经常进行查毒、杀毒；计算机可安装警
报系统，防止信息被盗。
2. 电子文件安全保密管理措施

由于电子文件载体多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质文件有明显
差别。在电子文件形成、处理、归档和利用的各个环节，信息都有被更改、丢失

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