Page 174 - 新时期档案工作理论与实践研究

Research on the Theory and Practice of Archival Work in the New Era
新时期档案工作理论与实践研究

二、数字化时代企业档案管理的转型发展内容

（一）基础业务转型
基础业务包括企业档案管理制度、档案管理模式、档案管理业务流程等内容。

基础业务就是帮助实现企业档案管理系统有序运转的框架式内容，也是传统管理
风格最鲜明的部分。基础业务是企业基于自身发展情况和当下发展环境构建起的
管理框架，在这个框架内部，企业可以实现档案管理的有序运转，不同的档案内

容都可由框架汇总进行分类管理。而以上这种较为简单的基础业务执行手段，适
合传统的业务形式。数字化时代，基础业务也需要具备数字化转换能力，以保障
企业能够为更多的数据资源提供储存和管理的空间。基础业务转型需要考虑两点：
第一，基础单元改革，最需要“大刀阔斧”斩断的通常是业务管理程序，很多不
必要的传统管理流程应当集中去除，全面肃清基础业务，保证业务执行效率；第

二，档案管理制度，需要按照企业的实际发展需求，实行双套制或单套制管理。
制度的改变以企业数字化业务的执行能力为基准，单套制是未来企业档案管理转
型的必然，但在完全实现单套制之前，企业需要保证数据资源和传统的文件档案

资源均得到有效的保护。
（二）档案数字化转型
档案数字化转型完全独立于传统的档案管理形式，是在数字化背景下新生的
档案管理内容。已有的存量档案也需要按照要求完成数字化加工，存量档案中电
子数据的存量较小，大多数是传统的纸质档案，因此数字化加工过程中需要考虑

两点内容：第一，要在传统档案管理模式构建基础之上对传统的文件档案进行分
类整理，先行确定文件档案的准确性、完整性，后连接数字化档案管理制度，按
照数字化档案处理标准，以原有档案分类的形式完成对其扫描、上传、刻录、整

理等工作，在联网系统中顺序性编号，并对应留出查阅端口，第一步实现档案数
字化后查阅便捷、取用便捷、管理便捷；第二，要遵照档案管理制度的要求，按
照档案文件的应用价值、情报价值来先后信息化处理文件档案，原本为电子档案
的信息应该浏览和查阅信息的完整性，并获取信息本源，后统一按照传统文件数
字化后的形式进行保存，不必刻意划分传统文件与电子文件信息，除非是在系统

更新后出现的直接性数字化信息，则直接交由数字化档案处理系统进行保管，不
必遵照档案转型这一程序。

·162·