Page 112 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

利用多种途径和渠道，可以通过定期组织内部培训或借住高校等资源进行
外部培训，确保各类岗位人员业务技能能够不断巩固和更新，避免因培训不及时，
影响业务技能，从而产生新的风险，同时也避免人员流动导致的风险。数字档案
馆主管应与学习和发展专家联合来帮助设计、制定和追踪培训。机构应设计培训，
以便个人在培训期间可以应用他们学到的东西。数字档案馆还可以鼓励制定评估

计划来测试培训人员是否掌握内容。
制定科学的人员业务能力考核及评估政策制度，建立考核和评估清单，定
期对各岗位职员进行能力考核及评估，有利于发现存在的问题，从而减少风险。

建立规范的数字档案馆财务制度。在数字档案馆管理过程中财务是基础支
撑，有充足资金保障的数字档案馆可以更充分的投入到风险管理项目中，从而减
轻或降低现有风险，也能避免一些风险的发生。建立规范的数字档案馆财务制度
包括：
合理进行数字档案馆运行全过程的成本核算，确保用于数字档案馆建设的

资金投入，避免出现因资金短缺而引发一系列的风险事故。资金的充足除了依靠
档案馆组织的投入，还可以考虑通过提供第三方服务等方式收取相关费用，再投
入到数字档案馆管理项目中，形成良性循环；科学分析数字档案馆管理过程中经

费的使用规律，制定合理的预算，充分考虑到各种费用的使用，避免资金短缺或
资金使用不当而引起的风险，减少不必要的开销，使数字档案馆管理财务可持续
发展；储备适当的应急资金，确保当出现未被考虑在预算中的情况时，能够有相
应的机动资金处理突发状况，从而减少数字档案馆管理过程中的相应风险。
建立可靠的数字档案馆外包管理制度。数字档案馆管理过程中数字档案馆

会与各类相关组织机构产生一系列相关活动，形成一系列合作关系，例如数字档
案的形成机关、数字档案馆管理系统设计单位、档案数字化外包单位、数字档案
资源云服务提供商等等。建立规范的数字档案馆外包管理制度，有助于减少数字

档案馆外包管理过程中产生的风险。
数字档案馆管理过程中涉及外包的业务活动主要有数字档案馆系统设计、
软件供应商、数字档案资源的加工、存储服务提供商等，决定是否通过第三方或
内部进行全部或部分数字保存，往往是一个复杂的决定。如果有足够的人员配置
和基础设施，但外包一些业务活动可以具有成本效益。随着云计算的普及，数字

档案馆从档案馆内部保存向云存储迁移也是未来数字档案馆发展的趋势，因此，

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