Page 195 - 档案数字化管理模式与理论研究

第五章 智慧档案馆建设及创新管理研究

子文件。随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生的新生儿——电子文件，
一经产生其信息就以数字代码形式表达。所以在功能上电子文件等同于经过数字
化处理的文件。由此，直接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信息
来源。

4. 档案信息数据库
档案数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条
件，是信息系统的核心。档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒
体等实体信息，方便档案信息的管理、检索、利用。数据库中储存的是一系列

相互关联的档案信息数据，包括题名、责任者、全宗号，还包括全文、图像、声
音、影像等，这些相互关联的数据是经合理分类和规范化处理之后，以记录的形
式存储。
（三）档案开放的鉴定

档案工作参与到智慧城市建设中去，实现档案信息资源的价值，就是打破现
有的档案管理模式，正确处理开放与限制档案的信息，建立一种更加开放的档案
信息资源。档案馆由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变，也是未来发展的工
作重点。档案开放不仅是社会开放进步和文明程度的重要标志，也是国家综合档

案馆开展利用服务的主要手段，开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
档案数字化给鉴定工作带来的挑战。随着科技的进步，数字化建设已深入档
案工作之中，给档案鉴定工作带来巨大的变化。在纸质时代，传统的立卷习惯都
是以“卷”为单位进行鉴定，因此经常会有一卷中有个别文件不能开放，却因为

“卷”的原因，导致整个案卷都不能开放。目前，在数字化的时代，如果我们仍
然以“卷”为单位，那么将有大部分档案都因为所出卷的限制性，不能对外开放，
或将导致档案数字化工作无法进行，这对于档案的利用是非常不利的。我们可以
在案卷全文数字化基础上以“件”（一个文件）为单位进行开放鉴定，实现档案

价值的最大化。
（四）档案利用
开发档案信息资源，为社会提供档案信息服务，最大限度地实现档案的价值，
是档案馆工作的根本目的。智慧档案的服务应该是全方位的、全生命周期的、全

流程的。

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