Page 193 - 档案数字化管理模式与理论研究

第五章 智慧档案馆建设及创新管理研究

方式显示出来，并根据以上各类信息的反馈对馆藏档案进行自动降温、自动通风、
除湿、自动灭火等自动控制，根据需求提供各种声光报警信息和短信报警信息。
②实时图像与视频监控功能：视频与图像监控为物与物之间的关联提供了更直观
的表达方式。引入视频与图像处理，既可直观反映档案工作管理状态，也可以从

侧面反映出档案管理的整体水平及档案的安全监管。
2.RFID 智能档案管理系统
智能的档案管理系统，实现了电子档案与纸质实物档案的统一整合管理。
RFID 智能档案管理系统是利用 RFID 自动识别技术与后台数据库管理系统相结

合，实现对档案全过程跟踪与智能化管理。本系统主要功能包含档案管理、在线
监控、借还管理、系统工具、查询盘点、系统维护、加密解密、个性化服务等模
块。①档案的统计：通过 RFID 读写设备在标签中录入案卷的档号、题名、存放
的位置等信息。在档案中贴上标签，通过无线网络把这些信息传送到服务器上，

由专门管理软件处理后形成数据库。②档案的管理：通过在档案库房门口安装智
能安全检测门，实时收集标签信息，软件对实体档案出入库情况信息（授权与否）
进行处理和统计。③与档案数字化加工相对应：一方面，可以在标签中写入档案
的数字化信息，这样在档案数字化过程的调卷和还卷中只需扫描标签就可以知道

案卷的数字化加工信息情况。另一方面，标签信息可以与档案管理软件接口程序
连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调出的案卷，实现快捷、准
确的调档。另外，档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案
不会被带出档案查阅室，保证档案的安全利用。

3. 网上查询利用档案系统
为了更好地利好档案，档案经过数字化加工后，建立方便利用的数据库。数
字化档案查阅系统是采用 B/S（浏览器 / 服务器）模式架构，实现档案馆内部及
网上查档功能，并采用多种安全加密技术处理，确保系统运行安全可靠。在查档

过程中，系统进行全面的日志记录，对信息传输、用户访问、数据打印等进行全
面安全的设计，同时方便了档案利用数据的统计。
4. 监督指导档案工作系统
建立面向全市档案工作人员的业务管理系统，通过智慧技术实现档案流、

工作流的全程管理，推动部门间信息共享和业务协同。建立网格化档案业务监督
指导和数字档案室的管理系统，实现档案归档及时指导、档案质量智能化监督、

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